Projektarbejdsformen bliver i stigende grad anvendt i forbindelse med at styre større udviklingsopgaver mest effektivt til et godt resultat.
Begrundelsen herfor er dels, at projektarbejdsformen kan skabe en fleksibel og dynamisk organisationsform, som kan sikre den bedst mulige løsning af en given opgave, og dels at projektets stærke fokus på at definere tydelige mål og sætte tydelige tidsfrister gør arbejdsformen meget velegnet til at sikre en fælles forståelse for det videre arbejde.
Men projektarbejdsformen stiller samtidig nogle nye og anderledes krav til ledere. Ledere skal forstå, at det at være projektejer eller styregruppemedlem er noget andet end blot at lede medarbejdere ift. den daglige drift.
Samtidig oplever projektarbejdet også et stigende fokus fra en tværfaglig dagsorden, hvor forskellige fagområder bliver inddraget for at styrke og kvalificere udviklingsarbejdet. Men når forskellige fagligheder, kulturer og styringsmåder møder hinanden, stiger kompleksitet også. Her bliver det vigtigt, at styregruppen påtager sig et ansvar og hjælper projektet med at håndtere opgaven.
Der er fortsat brug for ledelse
At definere og beskrive en opgave som et projekt med en udnævnt projektleder er ikke ensbetydende med, at lederen nu kan overlade hele arbejdet til projektlederen og koncentrere sig om andre opgaver.
At være projektejer kræver i høj grad fortsat opmærksomhed og ledelse. Ifølge den norske professor i projektledelse Erling S. Andersen er en stærk og tydelig defineret relation og et konstruktivt samspil mellem projektleder og projektejer/styregruppe helt afgørende for, om et projekt bliver en succes.
Denne forventningsafstemning oplever vi også i vores arbejde, at projektledere i kommunerne efterspørger, og at kommunerne i stigende grad har fået øje for betydningen af dette. Et eksempel herpå er Høje-Taastrup Kommune, hvor man på baggrund af en intern undersøgelse/ evaluering og et seminarforløb for kommunens chefer har opstillet ti principper for godt styregruppearbejde.
De ti prinicpper
1) Det første styregruppemøde – kom godt i gang
Skab fra starten en fælles forståelse af og ejerskab til projektet:
• Drøft de deltagende parters forskellige interesser i
projektet, og hvad det betyder for rolle/ansvarsfordelingen i styregruppen.
• Bliv enige om hvordan en løbende kobling til basisorganisationen og den endelige implementering sikres.
• Drøft samarbejde mellem styregruppe og projektleder.
2) Påtag jer styregrupperollerne – arbejd for projektet
Hold løbende fokus på om styregruppen som gruppe påtager sig alle roller i styregruppearbejdet:
3) Tilpas arbejdet i styregruppen til projektets kompleksitet
Forskellige typer projekter kræver forskellige fremgangsmåder, som sætter rammerne for styregruppens opgaver og ansvar. Komplekse projekter kræver en tættere og hyppigere dialog mellem projektleder og styregruppe.
4) Hold fast i formålet og den ønskede effekt
Styregruppen har ansvaret for at projektet arbejder for formålet, og for at det skaber værdi for organisationen så:
A. Træf alle beslutninger og lav prioriteringer med udgangspunkt i projektets formål og den ønskede effekt – brug projektmandatet.
B. Hav løbende fokus på om projektet fortsat bidrager til organisationens aktuelt ønskede udvikling – ellers juster eller luk projektet ned!
5) Tag ansvar for projektets fremdrift
Styregruppen skal:
• Sikre at projektet har de nødvendige ressourcer og kvalifikationer.
• Løbende forholde sig til milepæle/leverancer og fremdrift.
• Fjerne organisatoriske forhindringer – fokus på risici og interessenter.
6) Arbejd bevist med strategisk kommunikation
Styregruppemedlemmerne er projektets repræsentant i basisorganisationen og har adgang til andre fora end projektlederen – så arbejd aktivt for at sælge projektet, skabe alliancer og gode kontakter intern i organisationen.
7) Udfør tværgående ledelse og positiv kommunikation
Ved tværgående projekter skal styregruppemedlemmerne:
• Være det gode eksempel, der arbejder for den kollektive succes.
• Skabe forståelse og mening i forhold til projektets formål på tværs af organisationen
• Skabe respekt, tillid og tryghed mellem personer/grupper i projektet og mellem projektet og resten af organisationen
8) Tag ansvar for det gode styregruppemøde
Gode beslutninger kræver gode møder. Der skal være:
• Tydelig dagsorden.
• Tydelige beslutninger og anvisninger til projektets videre arbejde.
• Opfølgning – udfør aftalte opgaver/aktiviteter mellem møderne.
• Reflekter løbende over styregruppens måde at arbejde på.
9) Tag ansvar for implementeringen
Når projekter skal udvikle drift/nye praksisser har styregruppen ansvar for implementering. Styregruppen skal:
• Sikre løbende kobling mellem projektet og basisorganisationen.
• Sikre tydelig overlevering af ansvarsfordeling ved projektets ophør.
10) Etabler tæt parløb mellem projektejer og projektleder
Relationen mellem PE og PL er afgørende for projektets succes. Arbejd med:
• Indledende forventningsafstemning.
• Løbende orienteringsmøder/-mails efter behov.
• Formøde og evt. opfølgningsmøde ved hvert styregruppemøde.
Artiklen har været bragt i magasinet Teknik & Miljø, feb. 2018.
