Ejerløse gevinster forbliver… ejerløse!

Flere millioner, utallige timer og en masse dobbeltarbejde kunne spares med rette ejerskab indenfor digitale initiativer. 80 % af de offentlige institutioner springer over.

Da de første digitaliseringsbølger med bl.a. ESDH slog ind over Danmark, samlede opmærksomheden sig om at få udrulningen til at lykkes. Bogstaveligt og teknisk talt. 
Det er nu flere ESDH-generationer siden, og løsningerne er i dag langt fra blot at være digitale aktivskabe. Alligevel lader det til, at vi ikke kommet ret meget videre, når det gælder realiserede gevinster.
 
Et paradoks 
Den store udvikling igennem generationer af ESDH-løsninger har i høj grad været drevet af øgede krav fra kundernes side, og netop det faktum er for Inge Bograd, chefkonsulent i Devoteam, et af de største paradokser:
”Vi ser stadig skarpere kravspecifikationer til leverandørerne, hvor det er helt tydeligt, at der er en forventning om store fordele og gevinster i driften efter implementering”.  
 
I følge Jakob Brix chefevangelist i ScanJour, der er en af de danske ESDH-leverandører, som har været med siden begyndelsen, har skærpede krav og fokus på at kunne realisere gevinstpotentialet faktisk været toneangivende for deres arbejde: 
”Vi udvikler i samarbejde med vores kunder, og der har der været en utilfredshed med, at man ikke altid fik det optimale ud af løsningerne. Det har blandt andet betydet, at vi har udviklet i retning af at sikre en bedre kobling til de øvrige arbejdsgange, en tættere integration med eksempelvis Office-pakken og at skabe et sømløst flow, så brugen af ESDH kunne blive en fordel i stedet for en ekstraopgave”.
 
Manglende overlevering
Således burde forudsætningerne for at høste fordelene være på plads. Det sker bare ikke. Hvilket tydeligt kan aflæses i Devoteams aktuelle ESDH-rapport fra 2013, hvor 80 % tilkendegiver, at de helt eller delvist betragter ESDH som en ekstraopgave.
 
Forklaringen ligger ifølge Inge Bograd i overgangen fra projekt til drift:
”Efter endt implementering og projektfase holder man op med at jage gevinsterne. Man slipper simpelthen fokus på de mål, der blev opstillet i business casen, selvom den netop tog udgangspunkt i behovet for gevinster i den daglige drift”. 
 
Med meget kontante konsekvenser:
”Når målsætningerne ikke programsættes og prioriteres efter implementeringsprojektet er tilendebragt, er der ingen, der har incitament til at drive processen og sikre, at gevinsterne realiseres. Derfor udebliver de”, understreger Inge Bograd.
 
I ESDH-rapporten anslår Devoteam, at en gennemsnitlig offentlig institution ved optimal gevinstrealisering alene i den almindelige brug af ESDH kan spare op imod 3 mio. årligt og skærer 10 % af tidsforbruget i forbindelse med generiske sagsprocesser.
 
Incitament og lederskab
ESDH-rapporten udpeger et vigtigt fokusområde:
”Det er et organisatorisk spørgsmål. Overleveringen forudsætter, at man udpeger en Business Change Manager med ledelsesmæssigt mandat, og herefter må man fra ledelsens side tilsikre, at der dels er en overordnet gevinstansvarlig i direktionen og på mellemlederniveau er gevinstejere i hver forretningsenhed. Disse mellemledere skal måles på realiseringen af gevinster i den daglige drift, og de skal have klare incitamenter til at indfri dem”, forklarer Inger Bograd og uddyber:
”Mellemlederne og gevinstejerne skal ikke bare give deres medarbejdere opbakning. De skal selv gå forrest og vise, hvordan ændring af arbejdsgange; væk fra at gøre, som man plejer, og i stedet følge den logik og de mange muligheder i de nye generationer af ESDH-løsninger, ikke bare betyder, at det ikke er en ekstraopgave men reelt medfører væsentlige besparelser og stor aflastning”.
 
I Devoteams ESDH-rapport svarer 80 % af de offentlige institutioner, at der hverken er udpeget gevinstejere på direktions- eller mellemlederniveau efter endt projektfase.
 
ScanJour på DenOffentlige.dk ScanJour hjælper organisationer med at realisere produktivitetsgevinsten ved digitalisering af arbejdsgange....
Aktivitet: Artikler: 5 | Kompetenceområder: 2

Er du også aktiv i og omkring den offentlige sektor, så læs om mulighederne for at blive udgiver på DenOffentlige.dk her.
Læs mere her

Få mere af det væsentlige

DenOffentliges nyhedsbrev udkommer alle hverdage med:

  • Overblik
  • Videndeling
  • Nyheder
  • Inspiration
  • Debat
BLIV EN DEL AF DENOFFENLIGE

TILMELD NYHEDSBREV

Mest læste

Seneste kommentarer

Læs også

  • 13.11.20 Infrastruktur
    Lokale initiativer modtager 53 millioner fra Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse

    Hvad har en energi-ø på Bornholm til fælles med filmbyen i Aarhus, og hvilke ligheder er der mellem lystfiskeri i Limfjorden og byggeriet ved Femern Bælt på Sjælland? Alle udgør unikke erhvervspotentialer for dansk erhvervsliv, og derfor modtager 11 lokale initiativer nu i alt 53 mio. kr. fra Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse.

  • 09.11.20 Infrastruktur
    Regeringen lancerer nye initiativer for at hjælpe corona-ramte danskere

    Nedlukninger i flere europæiske lande samt i dele af Danmark skaber stor usikkerhed om fremtiden for dansk økonomi. For at imødegå de aktuelle udfordringer og ruste Danmark til en ny bølge af coronavirus påbegynder regeringen nu forhandlinger om finansloven og en samlet grøn genstart med stærkt fokus på økonomisk tryghed og sikring af danske arbejdspladser.

  • 04.11.20 Infrastruktur
    Dom er vigtigt skridt for Femern Bælt-forbindelsen

    Forbundsforvaltningsdomstolen i Leipzig har givet den endelige tilladelse til at bygge tunnelen under Femern Bælt.

  • 03.11.20 Infrastruktur
    Landdistrikterne halter efter resten af Danmark

    Størstedelen af landet har frem mod coronakrisen haft stigende beskæftigelse og vækst, men ny redegørelse slår samtidig fast, at væksten er lavere i områder uden for de større byer.

  • 30.10.20 Infrastruktur
    Tre kandidater til årets Brolæggerpris

    Dommerkomitéen i Brolæggerlauget i DI Dansk Byggeri har indstillet tre kandidater til Brolæggerprisen. Et af projekterne er ny granitbelægning i forbindelse med nye pullerter på Amalienborg Slotsplads. I Esbjerg er det lange strøg med granit i smukke mønstre i Kongensgade blevet indstillet, mens Aarhus er kommet i betragtning for et nyt byrum i Filmbyen i Aarhus.