Da Aarhus Universitet i 2007 fusionerede med Danmarks Pædagogiske Universitet, Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet, Danmarks Miljøundersøgelser og Handelshøjskolen i Aarhus, var der nogle helt oplagte fordele. Videndeling på tværs, optimering af drift og store administrative effektiviseringer. Eneste lille sten på vejen var fire forskellige aktive ESDH-løsninger, forskellige arbejdsgange og forskellige rutiner.
Samling
Ifølge Eva Vestergaard, der som ESDH-ansvarlig ved Aarhus Universitet stod og stadig står som en af de drivende kræfter, har to forhold været i fokus:
”Ved sammenlægningen blev 55 selvstændige administrative enheder reduceret til 26, men vi havde stadig 13 forskellige historiske databaser, der ikke kunne sammenkøres. Det var en stor teknisk udfordring, da ESDH er fundamentet i de administrative afdelinger. Derfor tog vi beslutning om at få en ArchiveView-løsning fra ScanJour, der havde leveret flere af ESDH-systemerne”.
Med ArchiveView blev de 13 historiske databaser samlet ét sted, og det blev muligt at tilgå og søge i alle databaser samtidig.
Eva Vestergaard uddyber:
”Vi vidste, at det at få en løsning, der kunne lette de tekniske udfordringer, som fusionen betød, var helt essentielt. Dels for at opretholde svartider og serviceniveau fra før sammenlægningen, men i lige høj grad for at tackle udfordringerne i forbindelse med omrokeringen af medarbejdere”.
Fra 2011 indgik de administrative medarbejdere fra de fem institutioner i en ny organisationsstruktur, hvilket medførte ændringer af både ansvarsområder og arbejdssted. Sammen med nye retningslinjer for brug af ESDH, var dette en stor mundfuld for mange medarbejdere og derfor Eva Vestergaards andet fokusområde.
Digital modning
Eva Vestergaard beskriver problematikken efter fusionen:
”Vi mistede værdifuld arbejdstid på grund af forskellig og uhensigtsmæssig anvendelse af ESDH-systemet, og det skabte yderligere frustration. Vi indså imidlertid, at det ikke alene kunne håndteres på det tekniske niveau. Selvom vi havde fået ArchiveView, der løste mange af vores problemer, var en digitale modning blandt medarbejderne stadig nødvendig, og det er ikke noget, der kommer af sig selv”.
Ifølge Eva Vestergaard skal implementering af nye arbejdsgange tage udgangspunkt i konkrete behov:
”Det er ikke nok, at det virker i teorien. For at opnå de fordele, som vores ESDH-system giver nu, skal folk mærke aflastningen og de store tidsbesparelser på egen krop. Derfor tager vi rundt i de forskellige teams og viser, hvordan deres dagligdag kan blive lettere: Hvordan informationssøgning, der før kunne give en dags ventetid, nu kan klares på ganske kort tid, eller hvordan systemet kan være med hele vejen og lette alle processerne”, forklarer Eva Vestergaard og understreger:
”Der er ikke noget quick fix til digital modning og ændring af arbejdsgange. Vi har lært, at vi skal ud og se vores kolleger i øjnene, forstå deres behov og vise de muligheder, der ligger i optimal anvendelse af ESDH”.
