Margit Lisbygd Karlsen og Pushpalatha Balasingam er i gang med at klargøre dagens post til indscanning. Når digital post bliver obligatorisk for borgerne, bliver bunkerne mindre, vurderer borgerservicemedarbejderne.

Scanner-projekt kører på skinner

På et halvt år er Struer Kommune rykket fra sidesporet og frem i førerfeltet blandt kommuner, der systematisk indscanner papirpost til digital post. Over 90 % af kommunens post bliver nu digitaliseret til elektronisk sagsbehandling.

 
Breve, firmatilbud og intern post flytter ikke længere rundt fra det ene dueslag til det andet i Struer Kommunes afdelinger. De travle budes postruter er afløst af den digitale motorvej, og det er sket på rekordtid.
 
Posten ryger nu en tur i scanneren og direkte til sagsbehandler-systemet, hvor de enkelte afdelinger og ansatte hver dag tømmer deres digitale postfordeler. Det er hurtigt, sikkert og effektivt i forhold til den manuelle metode – og så sparer det penge på den administrative konto.

Fakta

 
  • Kommunen scanner 6.000-7.000 sider om måneden
  • Jobcenter Struer er en af de afdelinger, der modtager mest papirpost – 55 % af alle forsendelser til kommunens hovedadresser er til jobcentret
  • 92-95 % af al papirpost bliver indscannet
  • 100 % af brevposten bliver indscannet
  • Nyt it-udstyr og centralisering af opgaverne har sat tempoet op for den enkelte indscanningsproces - fra 2 min. og 15 sek. til blot 21 sek. pr. side
 
Alternativerne til papirpost er:
 
  • Digital post / eBoks - tilmelding via borger.dk
  • Sikker post - se struer.dk for vejledning i at bruge en sikker krypteret forbindelse
  • E-mail (undgå personfølsomme oplysninger i din henvendelse, hvis du bruger almindelig e-mail)
 

Den digitale arbejdsgang er mere sikker end den manuelle metode, hvor breve fra borgerne i nogle tilfælde skifter hænder otte gange, før det ender på rette skrivebord. Med det digitale system er der ikke noget der bliver væk, det hele bliver logget og sikret med back-up.

Kommunaldirektør, Claus Damgaard, der også er formand for kommunens Digitaliseringsforum:
 
”Når digital post bliver obligatorisk i fremtiden, vil vi være godt rustet til at håndtere den papirløse kontakt med borgerne. Som ansat i det offentlige bliver alle medarbejdere nødt til at gå et lille skridt foran i digitaliseringen. Postindscannings-projektet er en del af en række digitale tiltag, som både skal hjælpe borgeren til en mere digital hverdag, understøtte den ansattes digitale kompetencer og nedbringe udgifterne til administration.”
 
Det kan derfor godt ske at en sagsbehandleren kontakter en ’papirpost-afsender’ og beder om at bruge digital kommunikation i stedet. 1. november 2014 bliver det obligatorisk at bruge digital post i kommunikationen med det offentlige - så jo før afsenderne bliver dus med det digitale, jo bedre.
 
”Når vi sammenligner os med en række kommuner med samme udgangspunkt som os, ligger vi mere end lunt i svinget. Afdelingerne har taget rigtig godt imod projektet, der jo både handler om ny teknologi og om nye arbejdsgange for den enkelte”, siger projektkoordinator Richard Jessen, der har hjulpet Struer Kommune
med at rulle projektet ud.
 
Han har netop afsluttet ”Projekt Postindscanning”, der også baner vejen for digital håndtering af post på skoler, ældrecentre og andre institutioner i fremtiden.
 
Emneord: Digitalisering, Struer Kommune, Borgerservice, Post, Projekt Postindscanning
Struer Kommune på DenOffentlige.dk Struer Kommune
Aktivitet: Artikler: 26 | Kompetenceområder: 1

Er du også aktiv i og omkring den offentlige sektor, så læs om mulighederne for at blive udgiver på DenOffentlige.dk her.
Læs mere her

Få mere af det væsentlige

DenOffentliges nyhedsbrev udkommer alle hverdage med:

  • Overblik
  • Videndeling
  • Nyheder
  • Inspiration
  • Debat
BLIV EN DEL AF DENOFFENLIGE

5 seneste job

TILMELD NYHEDSBREV

Få også tema-nyhedsbrevene:

Læs også