Gevinstrealisering: Flere og flere offentlige virksomheder investerer store beløb i it-projekter for at understøtte sin strategi og drift optimalt.
Projekterne er nemlig ikke længere bare teknologiprojekter, men i stigende grad forretnings- eller forandringsprojekter, der bidrager aktivt til at skabe kvalitet, samt øge produktiviteten og effektiviteten. Derfor stiger kravet om målbare forbedringer også tilsvarende.
Desværre er det kun en meget lille andel af de offentlige virksomheder, der tager konsekvensen af it-projekternes betydning og arbejder målrettet med gevinstrealisering. Og det er en udfordring, mener senior manager Erik S. Andersen, EG:
- Uden dette arbejde vil et it-projekt forblive en omkostning med fokus på leverancer, tidsplaner og økonomi snarere end, hvilken værdi it-projektet potentielt kan bidrage med. Bruger virksomheden i den indledende fase derimod tilstrækkelig tid på at forankre projektet forretningsmæssigt, sikre et stærkt styringsgrundlag og definere rammerne for opfølgning, øges sandsynligheden for at høste de ønskede gevinster markant, mener Erik S. Andersen.
Business casen som værktøj
Hvis det offentlige vil i mål med gevinstrealiseringen er business casen et vigtigt redskab. Business casen er både et godt beslutningsgrundlag for investeringer og budgetter samt et vigtigt styringsværktøj til sikring af værdiskabelse og gevinstrealisering.
- En business case er i første omgang ledelsens beslutningsgrundlag og skal dermed forankres ledelsesmæssigt, mener Erik S. Andersen:
- Involvering af ledelsen sikrer, at det planlagte projekt er afstemt med forretningens øvrige mål og overordnede strategi. Samtidig giver business casen fælles fodslag i ledelsen, der tidligt i processen træffer de grundlæggende beslutninger om retningen for og omfanget af det kommende projekt.
Mere end blot til opstart
Efter projektstart er business casen styringsgrundlaget for opfølgning og prioritering i det videre forløb.
Nye projektelementer bør lægges i en porteføljemodel, og igangsættelse skal ske ud fra en prioritering af hvert enkelt projektelement. Drøftelser af eventuelle tilretninger sker ud fra målsætninger og gevinstpotentiale i business casen, så tilretningsønsker, der ikke giver direkte synlig værdi, nedprioriteres eller direkte fravælges.
- Mange offentlige virksomheder oplever et it-projekt som en meget stor og krævende opgave i organisationen og er begejstrede, når løsningen er gået i drift, og belastningen af organisationen reduceres.
Af samme årsag puster mange offentlige ledere ud her og når ikke længere med hensyn til indfrielse af projektets forventninger.
Her er det centralt, at projektet først afsluttes, når business casens målsætninger og potentiale er indfriet, og ikke så snart løsningen er gået i drift, siger Etik S. Andersen:
- Det er jo netop i fasen efter idriftsættelse, at business casen har stor værdi i relation til at sikre, at virksomheden får det fulde udbytte af projektet. Uden en målbar og dokumenteret gevinstrealisering er projektet ikke i mål.
Ingen succes uden synlig ledelse
Organisationens – og især ledelsens – beslutning om tilgang til projektet er altafgørende.
Det skal være klart for alle, om der er tale om et teknologidrevet, procesdrevet eller forretningsdrevet projekt. Dels sikrer det den fælles forståelse af projektet, dels gør det det nemmere at formulere klare målsætninger og forventede gevinster.
- Udfordringen for de fleste offentlige virksomheder og organisationer er derfor i bund og grund at tilrettelægge et forløb, der sikrer fokus på de forretningsmæssige gevinster og den værdi, projektet skal levere, fastslår senior manager, Erik S. Andersen.
Download whitepaper
Læs mere om, hvordan man kan sikre gevinsten af de offenltige it-investeringer.
Download EGs gratis whitepaper, "Gevinstrealisering i offentlige it-projekter".
