10 genveje til mere effektive møder – online og offline

Vil I gerne holde møder, der skaber endnu bedre resultater? Her får du ti gode råd fra kommunikationsrådgiver Rikke Dinnetz, som er medforfatter til den nye lærebog Sociale Medier.

1. Definer mødets formål og modtagere.
Hvad er formålet med mødet? Hvem er mødedeltagerne, og hvad er deres behov og forståelsesrammer? Er de interesserede på forhånd, og er mødet relevant for alle? Inviter kun relevante mødedeltagere. Det er vigtigt, at mødet bliver skruet sammen med formålet for øje og med udgangspunkt i, hvad modtageren kan opnå ved at deltage i mødet. Husk at preframe den positive intention med mødet over for mødedeltagerne. 

Se vores bogsektion

I samarbejde med Bogmarkedet.dk og flere forlag tilbyder DenOffentlige en selvstændig bogsektion. Her kan du læse om nye bøger, finde inspiration fra forskellige udgivelser og læse anmeldelser. 

Find vores bogsektion her.

2. Beslut ud fra mødets formål, emne og kontekst, om situationen kalder på et fysisk møde eller et online møde.

Er det et online møde, så overvej, om I udelukkende skal have lyd på, eller om deltagerne også skal kunne se hinanden eller blot den præsentationen, der bliver vist. Beslut også, om deltagerne skal mutes, mens der er oplæg.

3. Hvis der er videokamera på ved mødet, så vær bevidst om den nonverbale-kommunikation.
Hav et åbent og imødekommende kropssprog og en behagelig og sikker sammenføring. Vær positiv, nærværende og med god indre energi. Man anerkender nonverbalt med sin mimik, når man nikker, smiler og har øjenkontakt.
 
4. Skab gerne variation ved møderne og gør brug af indslag, der gør kommunikationen fængende.
Man kan også skabe en kultur, hvor der er faste check in- og check out-ritualer. Når deltagerne checker ind, siger de hej og kommer fx med input til dagens emne. Når de checker ud, opsummerer hver deltager, hvad han eller hun skal gøre til hvilken deadline, og fortæller desuden, hvad han/hun har fået ud af mødet. Det skaber nærvær og god stemning at samle op på mødet. 
 
5. Hav en klar dagsorden, som fx er struktureret efter væsentlighed, så der tales om det vigtigste først.
Send dagsordenen ud til mødedeltagerne i god tid, så alle har mulighed for at forberede sig til mødet. På den måde undgår man tidsspilde og sikrer, at alle har forudsætningerne for at tale med om det, der er på dagsordenen.

Gyldendal Uddannelse

Gyldendal Uddannelse bakker op om bogsektionen på DenOffentlige ved at udgive nyt om bogudgivelser og indlæg fra forfattere. 

Læs mere om Gyldendal Uddannelse lige her.

Preframe, hvad deltagerne skal forberede på forhånd, så bliver det lettere for introverte mødedeltagere at komme på banen. Anfør gerne et antal minutter ud for hvert punkt, og angiv, hvem der er ansvarlig. Skriv også gerne ud for hvert punkt, om det er til information, fælles refleksion eller et beslutningspunkt.
 
6. Få en handleplan på plads
Inden hvert punkt afsluttes, er det vigtigt at få en handleplan på plads, så alle ved, hvem der tager action på hvad og hvornår. 
 
7. Dokumenter forløbet
Udnævn en referent, eller optag mødet, hvis det ikke er for langt. 
 
8. Udnævn en dirigent, der faciliterer mødet.
Det er vigtigt, at dirigenten preframer mødet, fx de positive intentioner med mødet og de praktiske detaljer. Det kan eksempelvis være, at deltagerne først bliver ”unmuted”, når de har markeret på computeren. Dirigenten skal sikre, at strukturen i dagsordenen bliver overholdt, og at stemningen til mødet er god. 
 
9. Involver deltagerne.
Stil masser af spørgsmål, og sørg for, at alle så vidt muligt bliver hørt. Giv mødedeltagerne en stor del af taletiden, hvis formålet med mødet er at skabe dialog, motivation og fælles forståelse.
 
10. Vis deltagerne, at der lyttes aktivt til deres input.
Hvis der ikke er tale om en videokonference, er det vigtigt at bruge ord som ”ja”, og ”god pointe”, ”det kan jeg godt forstå” og ”hvad tænker I andre?”
 
Læs mere om offline vs online møder i den nye lærebog 'Sociale medier', der netop er udkommet på Hans Reitzels forlag.
Emneord: Mødekultur, Møder, Gruppemøder, Mødeledelse, Bøger, Gyldendal Uddannelse
Hans Reitzels Forlag på DenOffentlige.dk På Hans Reitzels Forlag formidler vi viden, der gør os klogere på os selv, hinanden og verden omkring os. Vi tror på, at uddannelse spiller en vigtig rolle for både demokratiet og den enkeltes ...
Aktivitet: Artikler: 11 | Kompetenceområder: 2

Er du også aktiv i og omkring den offentlige sektor, så læs om mulighederne for at blive udgiver på DenOffentlige.dk her.
Læs mere her

Få mere af det væsentlige

DenOffentliges nyhedsbrev udkommer alle hverdage med:

  • Overblik
  • Videndeling
  • Nyheder
  • Inspiration
  • Debat
BLIV EN DEL AF DENOFFENLIGE

TILMELD NYHEDSBREV

Mest læste

Seneste kommentarer

Læs også

  • 24.09.20 Ledelse
    Lederne udsteder løfte om nultolerance over for sexchikane

    Lederne har i dag indrykket helsidesannoncer i en række aviser som led i en kampagne mod sexchikane. Ledere opfordres til at skrive under på et løfte om nultolerance over for sexchikane.

  • 20.09.18 Velfærd
    Velfærd i udvikling med mere OPS

    Folkemødet er en arena med sin egen komplekse økologi og navigationsvilkår. Det er derfor tid til, at du allerede nu planlægger næste år, hvis du vil have succes, siger projektleder på OPS-Scenen Steen Houmark. Den 24/9 udgiver han bogen ”Velfærd i udvikling” – Et folkemødeprojekt.

  • 28.08.17 Ledelse
    Ny bog sætter fokus på det vi ikke taler om: kærlighed og ensomhed i arbejdslivet

    Det er ikke nødvendigvis noget, vi taler åbent om – at føle sig ensom på sin arbejdsplads eller den betydning kærlighed i arbejdslivet har, men det er vigtigt at forholde sig til det.

  • 16.01.17 Ledelse
    Ny bog om distribueret ledelse: Ingen leder står alene

    Formelle ledere kan ikke tage ansvar for hver eneste handling i en kompleks organisation. Derfor distribueres ledelse i stor stil til medarbejderne, påpeger konsulent i COK,Mai-Britt Herløv Petersen og Susanne Ploug Sørensen i ny bog om emnet.

  • 22.08.13 Ledelse
    Ny bog: Konflikter og vold – en faglig udfordring

    Social- og sundhedsassistenter, pædagoger, sygeplejersker og socialrådgivere er blandt de faggrupper, der oftest bliver udsat for trusler og vold på jobbet. Det kan have alvorlige konsekvenser både for den medarbejder, det går ud over, og for hele arbejdspladsen. Hent viden om og værktøjer til at forebygge konflikter og vold på arbejdspladsen i ny bog fra det landsdækkende initiativ Vold som Udtryksform.