Foreningen af offentlige indkøbere (IKA) uddelte på deres årskonference i januar 2013 for første gang Dialogprisen. Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark vandt prisen med følgende begrundelse:
”Region Syddanmark har ændret adfærd og viser en vej mod bedre og konstruktiv dialog i forbindelse med udbud. De tager dialog med leverandørerne før udbud med henblik på at lave et så godt udbud som muligt, og under stand-still perioden kan man også få en god dialog uafhængigt af, om man er vinder eller taber.
De har været et forgangsbillede – helt tilbage til 2009 – med hensyn til at se vigtigheden i at skabe en konstruktiv dialog mellem leverandører og indkøbere”.
Ditte Nicolajsen, Indkøbsområdeansvarlig fra Region Syddanmark, modtog prisen på vegne af sin afdeling:
”Udbudsreglerne giver mange muligheder for dialog – Udfordringen er at turde bruge dem”, sluttede hun takketalen.
Det har Region Syddanmark netop gjort. Siden 2007 har afdelingen systematisk arbejdet med dialog i udbudsprocessen. I dag er dialog en så fast del af udbudsprocessen, at processen er beskrevet via et ”dialog udbudshjul”.
”Udbudshjulet illustrerer, hvordan dialog indgår i hele udbudsprocessen, og hvordan læring fra et udbud viderebringes til det næste. Det er ikke kvantefysik. Men ved hele tiden at have dialog i vores tanker har vi ved mange små tiltag opnået en helt ny åbenhed. Åbenheden signalerer samtidig, at processen er gennemført korrekt og professionelt”, siger Indkøbsområdeansvarlig Ditte Nicolajsen, som oplever at åbenheden i processen fremmer det gode købmandskab:
”Tilbudsgiverne oplever at blive inddraget i processen og blive mødt af en professionel organisation. Det giver et bedre samarbejde og færre klagesager. Resultatet er en forbedret konkurrencesituation, bedre udbudsmateriale, færre ukonditionsmæssige tilbud, kontrakter med kvalitet og innovative løsninger ”.
Kort om Udbudshjulet:
Foranalysen: med afklaring af hvad markedet kan tilbyde, innovation samt miljøforhold, via møder med leverandører. Grundstenene til udbudskonstruktion og logistikløsning.
Høring: Hvor dele af udbudsmaterialet offentliggøres, og potentielle tilbudsgivere kommer med input enten skriftligt eller på dialogmøder.
Udbudsmaterialet: Med en grundig beskrivelse af ydelse, omfang og hvilke delelementer der indgår i evalueringen
Informationsmøde: Tilbudsgivere orienteres om, hvordan tilbud skal afgives og advares mod de klassiske fejlmuligheder.
Spørgsmål/svar: Tilbudsgivere opfordres til at stille spørgsmål tidligt i processen. Hurtig besvarelse og svar formuleres så det giver tilbudsgiver værdi i forhold til udfyldelse af tilbud. Mange spørgsmål er allerede afklaret i høringsperioden, hvorfor tilbudsperioden bliver mindre presset både for Tilbudsgivere og Indkøberne.
Tildelingsbreve: Brugergruppens vurdering, ord for ord, af de kvalitative kriterier medsendes i tildelingsbrevet. Tilbudsgiver får vigtige oplysninger om deres produkter, som kan indgå i videre produktudvikling og bruges ved fremtidige udbud. Evt. suppleret med personlig kontakt til tilbudsgiverne.
Tilfredshedsundersøgelse: Efter afslutningen af udbudsprocessen udsendes spørgeskema til leverandørerne om, hvordan de har oplevet processen. Det er vigtige input til, hvordan processen hele tiden kan forbedres.
Innovation: For hvert udbud opnås ny læring og processen kan udvikles og forbedres.
For uddybende beskrivelse se:
http://regionsyddanmark.dk/wm408430
For yderligere oplysninger kontakt:
Indkøbsområdeansvarlig Erik Riis Krogh tlf. 76 63 16 17
eller
Indkøbsområdeansvarlig Ditte Nicolajsen tlf.76 63 16 85
For yderligere oplysninger om IKAs Dialogpris:
Ib Thyge Christensen tlf. 41 89 71 01
http://www.ika.dk/netvaerk/ikas-dialoggruppe/
