Artiklen er skrevet af Thea Boje Windfeldt, COO, Sekoia, som del af OPIguide.dk og OPI SUMMIT 2020.
Som leverandør af en velfærdsteknologi, der griber ind i hele personalegruppens arbejdsgange - og deres samarbejde med hinanden og borgerne, har vi i Sekoia været bevidste om, at implementering er en både kompleks nødvendighed og nøgle til succes for vores kunder - og dermed for os.
Efter at have arbejdet intensivt med innovation og omsætning af samme, er det tydeligt, at forandringer, som er implementeringens grundessens, ikke sker automatisk. Tværtimod! Det kræver hårdt, fokuseret arbejde – over lang tid. Dette er en vigtig erkendelse, hvis man vil gøre sig håb om at gevinstrealisere på sine forandringer.
Vores implementeringsmodel har derfor udviklet sig til at fokusere mere på, HVORFOR forandringen ønskes og på ROLLERNE. Med styr på disse to faktorer får vi grundessensen af både mål og forventninger på plads fra start.
”HVORFOR”-spørgsmålet er blevet et trofast redskab, som sikrer, at vi som partner i processen kan støtte ledelse og organisation mod målet - og at medarbejderne kan sikres deres eget (motiverende) HVORFOR. Dette er centralt for, at de også over tid er loyale for forandringen.
Klæder medarbejderne på
Når disse elementer er afstemt, kan den egentlige tilpasning og undervisning finde sted. Også her har vi gjort os overvejelser omkring den bedste effekt for vores kunder. Derfor træner vi medarbejderne i deres eget system; ”on site” og med ”live data” fra egen organisation.
Vi tror på, at fagligheden og nærheden spiller en kæmpe rolle for medarbejderne. Derfor har vores konsulenter også baggrund i den praksis, de skal undervise i. Og vi sætter god tid af – for det kræver faglige refleksioner. Vi anerkender, at vi piller ved kerneydelser, og det skal gøres velovervejet, i en proces, hvor organisationen kan nå at lære og aflære.
Implementeringsmodel skaber forankring
Som det ses ud fra vores implementeringsmodel[MO1] ,så yder superbrugerne en stor rolle i opsætningen af systemet.
Men dette er kun deres initiale, centrale rolle og deres første skridt mod en mindst lige så vigtig rolle, nemlig at være ambassadører for forandringen over tid.
Udover at være dem, der kender systemet og begrundelserne for valg og struktur, er de også gennem hele systemets levetid i organisationen - sammen med ledelsen - grundlag for god praksis for vedvarende fokus og fortsat fokus på målet.
Superbrugerne er dem, der sikrer, at de nye arbejdsgange vedligeholdes. Og de er dem, som husker deres kolleger på den nye praksis.
Det er også dem, der sammen med ledelsen går forrest, når næste bølge af forandringer finder sted, eller når nye dele af systemet tages i brug.
For det er først efter implementeringen, og efter undervisningen, opbygningen og ibrugtagningen, at forskellen mellem gevinst eller fejl bliver tydelig. Det er her nøglen til succes ligger begravet; i det vedvarende fokus på forandringen og det større mål.
5 anbefalinger
Vi har i Sekoia flere anbefalinger til vores kunder vedrørende organisatoriske strukturer - og tips til støtte i den lange proces, hvor rutiner skal ændres og vaner brydes:
- Skab et synligt årshjulmed fokuspunkter for udviklingsområder i systemet eller brugen af systemet
- Etabler fast rullende mødepraksis, hvor der er tid til refleksion og perspektivering omkring brugen af systemet
- Kommuniker og tydeliggør ansvarog nye arbejdsgange, så ingen føler sig usikre på praksis
- Del erfaringermed andre brugere og praktikere. Fx på det årlige Sekoia Akademi for ledere og superbrugere eller på Sekoia Ledelsesnetværket
- Benyt det digitale Sekoia Univers, som er vores måde at dele best practice,som vi samler op ude hos brugerne og hos vores designeres bagvedliggende rationaler for systemets udformning
Med disse praktiske råd til at holde fokus, er det vores erfaring, at fundamentet, der lægges i de første 8 uger af implementeringsfasen, for alvor får lov at bære frugt.
Og det er her, i de nye rutiner og det vedvarende fokus, at gevinsterne ligger begravet. I forankringen af forandringen.
God arbejdslyst!
Du kan gratis downloade Sekoias implementeringsmodel på OPIguide.dk. Guiden giver overblik over de forskellige faser, man gennemgår i forbindelse med introduktionen af nye teknologier.
8 skridt til implementering af digital velfærdsteknologi
Få mere viden, inspiration og netværk om offentlig-privat innovation
Vil du have flere tips og gode råd om implementering og gevinstrealisering, kan du møde Thea Boje Windfeldtpå OPI SUMMIT 2020. Det er den 18. marts 2020 i Odense.
Har du ikke allerede sikret dig en billet, så skynd dig – der er endnu ledige pladser.
Se programmet for OPI SUMMIT 2020 og book plads nu
OPI SUMMIT 2020 er årets største konference for offentlig-privat innovation. Kom og mød eksperterne og få viden, inspiration og netværk til, hvordan offentlige organisationer, virksomheder og videninstitutioner arbejder bedre sammen om at skabe og implementere innovative teknologiske løsninger i sundheds- og velfærdssektoren. Konferencen sætter fokus på OPI fra ide, opstart og innovation til markedsmodning og implementering.
OPI SUMMIT 2020 giver dig mulighed for at netværke, møde nye og potentielle samarbejdspartnere, stille spørgsmål til eksperterne, besøge udstillere, få inspiration til nye OPI-projekter – og selvfølgelig skabe de bedste forudsætninger for et succesfuld OPI-samarbejde.
OPI SUMMIT 2020 er arrangeret af Welfare Tech, OPIguide.dk og Danish Healthtech.
