Ejerløse gevinster forbliver… ejerløse!

Da de første digitaliseringsbølger med bl.a. ESDH slog ind over Danmark, samlede opmærksomheden sig om at få udrulningen til at lykkes. Bogstaveligt og teknisk talt.  Det er nu flere ESDH-generationer siden, og løsningerne er i dag langt fra blot at være digitale aktivskabe. Alligevel lader det til, at vi ikke kommet ret meget videre, når det gælder realiserede gevinster.   Et paradoks  Den store udvikling igennem generationer af ESDH-løsninger har i høj grad været drevet af øgede krav fra kundernes side, og netop det faktum er for Inge Bograd, chefkonsulent i Devoteam, et af de største paradokser: ”Vi ser stadig skarpere kravspecifikationer til leverandørerne, hvor det er helt tydeligt, at der er en forventning om store fordele og gevinster i driften efter implementering”.     I følge Jakob Brix chefevangelist i ScanJour, der er en af de danske ESDH-leverandører, som har været med siden begyndelsen, har skærpede krav og fokus på at kunne realisere gevinstpotentialet faktisk været toneangivende for deres arbejde:  ”Vi udvikler i samarbejde med vores kunder, og der har der været en utilfredshed med, at man ikke altid fik det optimale ud af løsningerne. Det har blandt andet betydet, at vi har udviklet i retning af at sikre en bedre kobling til de øvrige arbejdsgange, en tættere integration med eksempelvis Office-pakken og at skabe et sømløst flow, så brugen af ESDH kunne blive en fordel i stedet for en ekstraopgave”.   Manglende overlevering Således burde forudsætningerne for at høste fordelene være på plads. Det sker bare ikke. Hvilket tydeligt kan aflæses i Devoteams aktuelle ESDH-rapport fra 2013, hvor 80 % tilkendegiver, at de helt eller delvist betragter ESDH som en ekstraopgave.   Forklaringen ligger ifølge Inge Bograd i overgangen fra projekt til drift: ”Efter endt implementering og projektfase holder man op med at jage gevinsterne. Man slipper simpelthen fokus på de mål, der blev opstillet i business casen, selvom den netop tog udgangspunkt i behovet for gevinster i den daglige drift”.    Med meget kontante konsekvenser: ”Når målsætningerne ikke programsættes og prioriteres efter implementeringsprojektet er tilendebragt, er der ingen, der har incitament til at drive processen og sikre, at gevinsterne realiseres. Derfor udebliver de”, understreger Inge Bograd.   I ESDH-rapporten anslår Devoteam, at en gennemsnitlig offentlig institution ved optimal gevinstrealisering alene i den almindelige brug af ESDH kan spare op imod 3 mio. årligt og skærer 10 % af tidsforbruget i forbindelse med generiske sagsprocesser.   Incitament og lederskab ESDH-rapporten udpeger et vigtigt fokusområde: ”Det er et organisatorisk spørgsmål. Overleveringen forudsætter, at man udpeger en Business Change Manager med ledelsesmæssigt mandat, og herefter må man fra ledelsens side tilsikre, at der dels er en overordnet gevinstansvarlig i direktionen og på mellemlederniveau er gevinstejere i hver forretningsenhed. Disse mellemledere skal måles på realiseringen af gevinster i den daglige drift, og de skal have klare incitamenter til at indfri dem”, forklarer Inger Bograd og uddyber: ”Mellemlederne og gevinstejerne skal ikke bare give deres medarbejdere opbakning. De skal selv gå forrest og vise, hvordan ændring af arbejdsgange; væk fra at gøre, som man plejer, og i stedet følge den logik og de mange muligheder i de nye generationer af ESDH-løsninger, ikke bare betyder, at det ikke er en ekstraopgave men reelt medfører væsentlige besparelser og stor aflastning”.   I Devoteams ESDH-rapport svarer 80 % af de offentlige institutioner, at der hverken er udpeget gevinstejere på direktions- eller mellemlederniveau efter endt projektfase.