Rådhusene i Greve og Horsens slår snart dørene op for, at friske øjne kan få øje på, om der er overflødige kommunale regler og processer.
Økonomi- og indenrigsminister Simon Emil Ammitzbøll har nemlig udpeget de to kommuner til at indgå i et samarbejde med Økonomi- og Indenrigsministeriet og forskningsinstituttet KORA om at rydde ud i regler. I alt 19 kommuner har søgt om at indgå i arbejdet, efter at de modtog et brev fra økonomi- og indenrigsministeren i januar med invitation til at søge om at blive en del af et partnerskab om regelforenkling, som omfatter to kommuner.
Økonomi- og indenrigsminister Simon Emil Ammitzbøll siger:
”Jeg vil gerne rose alle 19 kommuner, der har sendt en ansøgning, for at være klar til at åbne deres rådhuse for et kritisk blik på egne regler. Jeg har valgt at samarbejde med Greve og Horsens, fordi deres ansøgninger tydeligst pegede på udfordringer med overflødigt bureaukrati og mulighed for at gøre tingene smartere. Desuden står det meget klart, at de to kommuner er motiverede, og at der er bred politisk og ledelsesmæssig opbakning til projektet. Det giver gode chancer for at lykkes med at gøre dem til regelryddere i stedet for regelryttere.” I Greve Kommune vil målet med arbejdet være et opgør med internt vedtagne arbejdsgange og silotænkning og at rette op på manglende adgang til it-systemer og manglende evne til at betjene dem. Horsens Kommune ønsker hjælp til sit arbejde med rehabiliteringsplaner, som kommunen ifølge lovgivningen skal lave for at kunne tilkende en borger førtidspension, fleksjob, ressourceforløb eller jobafklaringsforløb. Målet er mindre byrdefulde arbejdsgange og at undgå at overimplementere regler. Økonomi- og indenrigsminister Simon Emil Ammitzbøll siger: ”Jeg håber, at borgerne i begge kommuner kommer til at mærke, at de får en bedre service og fokus på deres behov i stedet for at skulle forholde sig til stive regler og arbejdsgange. Forhåbentlig kan arbejdet også tjene som inspiration til andre kommuner og til regeringens arbejde med en sammenhængsreform.” Arbejdet med at rydde ud i overflødige regler i kommunerne supplerer Økonomi- og Indenrigsministeriets arbejde med at forenkle statslige regler i blandt andet frikommuneforsøgene. Regeringen arbejder også med sammenhængsreformen, som præsenteres i begyndelsen af 2018. FAKTA: Her er Greve Kommunes ansøgning: 1. Kommunenavn: Greve Kommune 2. Beskriv kommunens motivation for at deltage i partnerskabet. Greve Kommune er i øjeblikket i gang med en proces, der går under navnet Fælles Retning. Her gør vi op med mange års ophobning af styringsdokumenter, og peger mod at en effektbaseret styring af organisationen og et enklere styringsdokumenthierarki. Arbejdet i organisationen har fokus på de indsatser, der målrettes borgerne og den effekt, det har for dem. Greve Kommune håber, at der med at øget – og eksternt blik- på arbejdsgange og regelforenkling også kan peges på, hvordan organisation kan tilpasse sig den effektbaserede tilgang og selv blive mere arbejdsdygtig og agil i forhold til at løbe med de største udfordringer. 3. Beskriv de udfordringer, som kommunen ønsker fokus på i analysen, og det forventede potentiale for administrative lettelser. Greve Kommune har gennem de sidste år bedt medarbejdere pege på udfordringer, som de oplever dem i deres hverdag. Udsagnene peger på et behov for en oprydning i forhold til interne arbejdsgange, snitflader mellem centre og mellem centre og institutioner og brugen af forskellige digitale løsninger: Internt vedtagne arbejdsgange spænder ben for en hurtig og smidig sagsbehandling og fører til unødvendigt ressourcebrug, langsommere sagsbehandling og dårligere arbejdsklima. Snitflader i den nuværende centerstruktur fungerer ikke optimalt og langsommeliggør opgaveløsningen. Der peges på silotænkning og mangel på handlekraft på tværs af organisationen. På samme måde opleves kommandovejen fra rådhus til institutioner – og tilbage igen- ofte unødig lang. Manglende adgang til de rigtige IT-systemer og eller manglende evne til at betjene dem er en stor synder, når det kommer til tidsrøvere i organisationen. Medarbejdere oplever både at vente i kø på at superbrugere kan hjælpe og selv at få ansvar og adgang til systemer, de bruger for sjældent og derfor ikke kan betjene optimalt. Begge dele gør opgaveløsningen ineffektiv og mangelfuld. Greve Kommune forventer at arbejdet med regelforenkling og smidigere arbejdsgange kan bidrage til at organisationen bedre kan løfte de store udfordringer, som kommunen står overfor i de kommende år. Greve Kommune forudser at arbejdet med snitflader i organisationen kan medføre en tilpasning af organisationsstrukturen, der skræddersyer organisationen i forhold til en optimal løsning af opgaver på tværs af fagområder. 4. Beskriv, hvordan kommunen i dag arbejder med regelforenkling og afbureaukratisering. Gakkede Regler Greve Kommune har i 2015 og 16 arbejdet med projektet ”Gakkede Regler”. Fokus her var på at finde eksternt definerede regler, som var ”uden mening”. Arbejdet med at finde gakkede regler førte til en henvendelse til relevante ministerier med i 6 ”gakkede regler”. Projektet viste imidlertid også, at der er en række internt definerede retningslinjer, som kan forenkles. I alt kom knap 40 bud på interne regler, der ikke giver mening. En del af buddene blev der fulgt op på – en del kræver fortsat en indsats. Fælles Retning I forbindelse med Fælles Retning har Greve Kommune allerede sat gang i en forenklingsproces og gjort op med de mange styringsdokumenter, der er blevet produceret og sat i søen over de sidste år. Ved processens start identificerede man hele 264 styrende dokumenter. En bunke, der allerede er blevet reduceret kraftigt i. I stedet er der nu peget på 23 væsentlige udfordringer, som kommunen går i møde. Processen omkring styringshierarkiet er endnu ikke endeligt på plads. Mange af de udfordringer, som er defineret i de to tiltag, og som Greve Kommune i øjeblikket arbejder videre med har borgerne som det primære fokus og indsatsens effekt for borgerne som målet. Greve Kommune håber som nævnt med tiltaget her at få fokus på, hvordan de interne arbejdsgange i organisationen kan skæres til og ruste organisationen til at tage de største udfordringer op. Vedlagt i bilag –i stikord- er et overblik over de identificerede organisatoriske udfordringer i forbindelse med de to indsatser. 5. Beskriv, hvordan der sikres politisk og ledelsesmæssig opbakning til projektet i kommunen. Et enigt Byråd har i Greve Kommune godkendt, at kommunen søger om deltagelse i dette partnerskab, og der er således garanteret politisk opbakning til projektet. Der er i det nuværende byråd i det hele taget bred enighed om løbende at se på organisationstilpasninger for at minimere bureaukrati og også gerne reducere i udgifterne til antallet administrativt ansatte på rådhuset. I forhold Fælles Retning er der gjort et stort stykke arbejde i forhold til at sikre den politiske opbakning til det nye styringsparadigme i kommunen. Hvis Fælles Retning skal sikre en effektbaseret styring af kommunen, er det essentielt, at politikerne tør løfte deres fokus og interesse til at handle om de langsigtede mål i kommunen. For at kunne styre langsigtet efter effekten må politikerne imidlertid kunne stole på, at der er den rette faglighed i administrationen til at pege på de nødvendige tiltag, og at der er plads i organisationen til at lade fagligheden dømme. En måde at sikre dette på er netop ved at rydde op i de interne retningslinjer og procedurer, som kan spænde ben undervejs. Selv om der allerede har været gjort et stort stykke arbejde i forbindelse med Fælles Retning i forhold til at skabe tillid og samspil mellem politisk hold og administration, ville en deltagelse i et partnerskab om regelforenkling være med til at øge tilliden og samarbejdet yderligere. I direktionen og chefgruppen arbejdes der i øjeblikket med at styrke indsatsen på tværs af organisationen og med et særligt fokus på at slå hul i de siloer, der deler organisationen. Chefgruppen dedikerer i øjeblikket hvert andet chefgruppemøde til arbejdet med Fælles Retning og har blandt andet arbejdet med at udforme deres egne strategiske målsætninger. Der må således også forventes en stærk opbakning til at regelforenklingsprojekt, der kan fremme arbejdet mod disse målsætninger. Deltagelsen i partnerskabet forankres i direktionen for at sikre bred opbakning til projektet i hele organisationen. 6. Beskriv, hvordan kommunen forventer at arbejde med opfølgning på analysens resultater. I forbindelse med start på en ny byrådsperiode, er der allerede et arbejde i gang i forhold til både at overlevere resultater og erfaringer fra de politiske udvalg til et nyt Byråd. Hertil kommer arbejdet med Fælles Retning, som tager sit endelige store skridt i forhold til politisk hold, når et nyt Byråd træder til. Det er i den forbindelse oplagt, at også resultater fra et partnerskab om regelforenkling inddrages i denne overlevering og forankres i en ny valgperiode. Administrativt vil analysens resultater blive behandlet i både direktion og chefgrupperegi. Peger analysen på nødvendige tiltag bliver disse forankret de relevante fagcentre og/ eller institutioner og sikret af en tværgående projektledelse i rådhusets fællescentre. Konkrete tiltag, der kan medføre administrative besparelser vil yderligere forankres i kommunens budgetarbejde. FAKTA: Ansøgningen fra Horsens Kommune 1. Kommunenavn: Horsens Kommune 2. Beskriv kommunens motivation for at deltage i partnerskabet. Opgaver, der løses af kommunen, er i varierende grad reguleret i lovgivning og bekendtgørelser. Regulering af processer og krav om dokumentation er på store områder en væsentlig del af den kommunale hverdag. Dette indebærer altid en risiko for en overfortolkning af reglerne, der resulterer i unødvendige delprocesser og produktion af for meget dokumentation. Det er både uhensigtsmæssigt og dyrt. Denne risiko er i særdeleshed udtalt på beskæftigelsesområdet. Kommunen vil derfor gerne indgå i et partnerskab, hvor der fokuseres på et af de mest ressourcetunge opgaver indenfor beskæftigelsesområdet. Formålet er at afdække, om der inden for rammerne af lovgivning og retspraksis kan tilrettelægges mindre byrdefulde arbejdsgange. Dette vil føre til en mere effektiv administration, hvor medarbejderne bruger tiden på det, de er gode til, og hvor borgerne oplever kortere responstid og en smidigere behandling af deres sag. 3. Beskriv de udfordringer, som kommunen ønsker fokus på i analysen, og det forventede potentiale for administrative lettelser. Horsens Kommune foreslår, at der sættes fokus på arbejdet med rehabiliteringsplaner. Reformerne af lovgivningen om førtidspension og fleksjob, kontanthjælp og sygedagpenge i perioden 2012 – 2014 rummer krav om, at man for at få tilkendt førtidspension, fleksjob, ressourceforløbsydelse eller jobafklaringsforløb skal indstilles til dette af et tværfagligt rehabiliteringsteam. Teamet skal være sammensat af medarbejdere på tværs af den kommunale forvaltning samt en medarbejder fra regionens lægefaglige funktion. Som forberedelse for teamets arbejde skal jobcenteret udarbejde en forberedende rehabiliteringsplan, der af rehabiliteringsteamet kan udmøntes i en egentlig rehabiliteringsplan, der indstiller det videre forløb omkring ydelser og/eller aktiviteter for borgeren. Borgeren deltager i rehabiliteringsteamets behandling af sagen. Efterfølgende skal jobcenteret som myndighed (evt. i samarbejde med andre kommunale afdelinger) udmønte rehabiliteringsteamets indstillinger i rehabiliteringsplanen. Arbejdet med rehabiliteringsplanerne har vist sig at være ganske ressourcetungt. Horsens Kommune ønsker gennem partnerskabssamarbejdet, at der udarbejdes forslag til: - Optimering af alle delprocesser i forberedelsen, udarbejdelsen og implementeringen af rehabiliteringsplaner. - Begrænsning og optimering af dokumentation - Input til landsdækkende proces til optimering og forenkling af reguleringen af arbejdet med rehabiliteringsplaner Forslagene skal overholde gældende lovgivning og ankestyrelsens principafgørelser. 4. Beskriv, hvordan kommunen i dag arbejder med regelforenkling og afbureaukratisering. Horsens Kommune har gennemgående stort fokus på regelforenkling og afbureaukratisering – ikke mindst som følge af de seneste års effektiviseringskrav. På beskæftigelsesområdet har kommunen i 2015 foretaget en konsulentundersøgelse af produktiviteten i Horsens Kommunes Jobcenter – herunder ydelsesafdelingen. Undersøgelsen resulterede i 49 forbedringsforslag, som alle er implementeret. Undersøgelsen og implementeringen af forbedringerne blev foretaget i tæt samarbejde med medarbejderne og MED-udvalget. Endvidere har byrådet med den seneste budgetaftale besluttet, at der gennemføres en ekstern undersøgelse af kontanthjælpsområdet med henblik på en forenkling og effektivisering af praksis – herunder praksis omkring sanktioner. Dog har der endnu ikke været kigget specifikt på rehabiliteringsplanerne, der som nævnt udgør en aldeles ressourcetung arbejdsgang i Horsens Kommunes Jobcenter. 5. Beskriv, hvordan der sikres politisk og ledelsesmæssig opbakning til projektet i kommunen. Borgmesteren i Horsens Kommune har specifikt anbefalet Jobcenteret at ansøge denne pulje. Dette har han gjort på baggrund af den brede politiske opbakning, der er i Byrådet, til at arbejde med øget effektivisering – særligt på beskæftigelsesområdet. For at sikre den løbende ledelsesmæssige forankring af projektet nedsættes en projektstyregruppe med direktøren for Uddannelse og Arbejdsmarked som formand. Den underliggende projektgruppe bemandes med ledelses- og medarbejderrepræ-sentanter for de afdelinger, der har ansvaret for arbejdet med rehabiliteringsplaner. Projektet afrapporteres løbende til kommunens økonomiudvalg. 6. Beskriv, hvordan kommunen forventer at arbejde med opfølgning på analysens resultater. Horsens Kommune vil inddrage ledelse og medarbejdere i gennemførelsen af undersøgelsen og udarbejdelsen af de heraf følgende forbedringsforslag. Horsens Kommune har gode erfaringer med, at den efterfølgende implementeringsproces foretages af de berørte afdelinger. For at sikre en solid og løbende måling af effekten af de iværksatte indsatser, opstilles et monitoreringssystem med tilhørende indikatorer. Dette skal dokumentere indsatsens virkning og give ledelsen indblik i, hvor der evt. kunne være behov for yderligere justeringer undervejs. Konkret foretages en måling hhv. før og løbende efter interventionen på områder såsom sagsbehandlingstid, allokerede ressourcer til opgaven, brugertilfredshed med sagsbehandlingen og økonomiske gevinster. Udover at fungere som internt styringsredskab kan effektmålene også bruges i forbindelse med spredningen af indsatserne til andre kommuner. Fremdriften i implementeringen af de iværksatte tiltag afrapporteres løbende til direktionen og kommunens økonomiudvalg.
