Strategisk vagtplanlægning er afgørende, hvis vi vil bruge ressourcerne bedst muligt, og her er god ændringsledelse nøgleordet.
Ændringsledelse er en forudsætnng for effektiv strategisk vagtplanlægning.
NSW Health, New South Wales Health i Australien har fra 2009 til 2018 gennemført et omfattende projekt for at etablere en fælles digital vagtplanløsning.
Projektet – HealthRoster - skulle sikre tre mål:
- Give ledere og planlæggere bedre adgang til arbejdstidsdata for at forbedre planlægning og styring af arbejdsstyrken
- Give de ansatte bedre overblik over arbejdsplaner og vagter
- Give bedre kontrol med lønudgifterne
Projektet har været komplekst, haft et enormt omfang og langt fra været gnidningsløst. Det kan sammenlignes med at etablere fælles arbejdsgange og tage en samlet løsning i brug i alle danske regioner.
Det har taget 9 år og kostet næsten 600 millioner kr at gennemføre.
Tilmeld dig Samfundsdesigns nyhedsbrev med nyt om offentlig digitalisering.
Stor offentlig opmærksomhed
Det har der selvsagt været stor opmærksomhed på, både fra borgere, politikere og de faglige organisationer. I 2018 gennemførte New South Wales svar på Rigsrevisionen – The Audit Office – derfor en omfattende analyse og gennemgang af projektet, herunder af budgetforhøjelser på knap 200 millioner og forlængelser af tidsplanen som oprindeligt skulle være færdigt i 2013.
Konklusionerne på denne revisionsrapport er bemærkelsesværdige, både i en dansk og en international kontekst. The Audit Office konkluderer nemlig at projektet er lykkedes!
- Projektet har medført reelle funktionelle forbedringer for medarbejdere og ledere.
- Gevinster er velbeskrevne og i tråd med de faktiske behov
- Budgetterne er øget og tidsplanerne forlænget på grund af erfaringer gjort i de tidlige faser vedr skala, kompleksite tog behov for ændringsledelse.
Fakta om New South Wales
- 8 millioner indbyggere, den folkerigeste delstat i Australien.
- 5 millioner af dem bor i eller omkring Sydney.
- Resten fordeler sig over et område 19 gange større end Danmark.
- 130.000 ansatte i delstatens sundhedsvæsen kaldet NSW Health.
- NSW Health er organiseret i 15 lokale distrikter og 3 specialistnetværk samt fælles kliniske og administrative funktioner.
For godt til at være sandt?
Et vellykket offentligt IT projekt lyder umiddelbart som en overskrift fra Rokokoposten eller andre satirespalter,. Men dykker man ned i rapporten er der en række reelle og interessante forhold som forklarer resultaterne.
I et af rapportens centrale afsnit sammenligner revisionen HealthRoster med en række andre offentlige IT projekter i Australien. Sammenligningen fremhæver fire punkter som er ekstremt vigtige:
- Projektets forståelse af brugernes behov og forventninger
- Omfattede, systematiske erfaringsindsamlinger og kontinuerlig forbedring
- Klar organisering og styring af projektet
- Tydelig styring af ændringsledelsen
Særligt det sidste punkt er værd at hæfte sig ved som god praksis. NSW har haft en klar strategi for organisationsændringerne sammen med indføring af nye digitale løsninger.
Der er gennemført en omfattende professionalisering og kompetenceløft indenfor planlægning og styring af personalressourcer samtidig med at der gennemført en række procesforbedringer og harmoniseringer.
Læs artikel på SamfundsDesign: Bedre ressourcestyring i Region Hovedstaden skal optimere patientforløb
Etapeopdelt projekt
Derudover er selve gennemføringen af arbejdet værd at notere sig. NSW Health har gennemført implementeringen i tydeligt afgrænsede etaper. Undervejs er der løbende indsamlet og evalueret erfaringer.
Erfaringerne er anvendt til at forbedre efterfølgende etaper. Dette har givet mulighed for inkrementelle forbedringer og en mere smidig ibrugtagning af løsningen.
Ændringer omfatter eksempelvis tilpassede lokale udrulningsplaner med baselines og gevinstrealiseringsplaner på plads før implementering
Revisionen har påpeget forbedringspunkter i forhold til gevinstrealisering og der er sidenhen lagt en klar plan for hvordan ændringsledelses og forbedringsarbejdet videreføres.
Under overskriften ”Right People, Right Skills, Right Place” har NSW Health lagt en strategi for perioden 2018-2023 for at videreføre og styrke det ledelsesmæssige og kulturelle forbedringsarbejde omkring vagtplanlægning.
Læs artikel på SamfundsDesign: Strategisk vagtplanlægning kræver tydelige prioriteringer
Strategisk vagtplanlægning i Danmark
I Danmark oplever vi også et stærkt stigende fokus på vagtplanlægning i strategisk perspektiv. Regioner og kommuner er begyndt at arbejde meget systematisk med at styrke planlægningsarbejdet, forbedre arbejdsgangene og tage nye værktøj i brug.
Et godt eksempel på dette er det seminar om Vagtplanlægning i strategsk perspektiv, som Danske Regioner og Moderniseringsstyrelsen afholdt 22. Maj 2019. 115 deltagere fra hele landet gennemgik konkrete initiativer og diskuterede udfordringerne.
Konklusionerne på seminaret var, at:
- Vagtplanlægning kræver et stærkt ledelsesmæssigt fokus på alle niveauer. Der er ikke mange smutveje, men potentialet er stort
- Vagtplanlægning skal koordineres bedre på tværs af faggrupper og afdelinger. Det kræver gennemsigtighed, data og vilje til at gøre op med “historiske” ressourcefordelinger
- Vagtplanlægning bør i højere grad være dynamisk og tilpasses til brugernes/, borgernes/patienternes behov og forløb, fremfor at videreføre gamle mønstre
Hvis du vil læse mere om de regionale tiltag kan du her finde introduktioner, præsentationer og podcasts om vagtplanlægning på
Der er et erkendt behov for en stærkere indsats omkring vagtplanlægning og ressourcestyring i de danske kommuner og regioner.
Lad os bruge de australske erfaringer omkring ændringsledelse for at få arbejdet til at lykkes.
Tilmeld dig Samfundsdesigns nyhedsbrev med nyt om offentlig digitalisering.
Læs mere på EG: Gennembrud for EG's vagtplanløsning EG Optima
Læs artikel på SamfundsDesign: Intelligent vagtplanlægning vil gøre Danmark sundere
Læs mere på EG: Fleksibel vagtplanlægning og ressourceudnyttelse med EG Optima
