Lad digitaliseringen drive god OPS fremad

Gensidigt forpligtende samarbejde og økonomiske incitamenter kan sikre effekt af digitaliseringen. Kommunerne må blive skarpere til at formulere, hvad de vil have ud af digitaliseringen og leverandørerne må tage et medansvar for at et system ikke bare virker men også giver nytteværdi når det bruges af konkrete medarbejdere i den konkrete kontekst. Effektrealisering skal tænkes sammen med udbud og kontrakt.

Af Jesper Berger, erhvervsPhD-studerende, RUC

Resultatbaseret betaling kan sikre øget økonomisk råderum, hedder det i seneste indlæg i denne blog-stafet om OPS. Kan resultatbaseret betaling bruges indenfor digitaliseringen i den danske offentlige sektor? På hvilke områder og hvordan skal det gribes an? Jonty Olliff-Cooper, udviklingsdirektør i a4e har stillet mig disse spørgsmål.

Ja, effektdrevet digitalisering kan give øget økonomisk råderum til velfærd, hvis parterne tør…

Det korte svar er, at vi ikke alene kan bruge resultatbaseret betaling på digitaliseringsområdet, men også, at vi snarere skal gøre det for at sikre dokumenterbare effekter af digitaliseringen og at det tættere samarbejde mellem offentlig kunde og privat leverandør måske endda er nødvendigt på det komplekse kommunale digitaliseringsområde.

Udbudsrådet har sammen med flere andre slået fast, at der er et stort uudnyttet potentiale ved at anvende resultatkrav i udbud og at dette vil føre til mere innovative løsninger, højere kvalitet og mere værdi for pengene.Vi mangler at se de gode eksempler fra Danmark på digitaliseringsområdet. Både kommuner og leverandører lader til at sidde fast i en vanetænkning, der gør, at vi blot får mere af det samme.

Ved effektdrevet digitalisering planlægger, anskaffer og implementerer vi it-understøttelse så det er effekterne, der driver udviklingen. Driveren er, at vi kun betaler for den digitalisering, der skaber resultater. I dag anskaffer vi systemer efter de tekniske funktionaliteter, som vi tror, fører til de effekter, vi gerne vil opnå. Hvis man vil opnå noget nyt, så må man gøre noget nyt. Leverandørerne er efter sigende klar.

Spørgsmålet er, om kommunerne er kommet sig over Madonna-biletterne  og er klar til at afprøve nye samarbejds- og udbudsformer? Og hvis de ikke er, hvad skal der til for at give kommunerne den nødvendige tryghed til at bevæge sig ind på dette område?

Ingen effekt af nyt system, og ingen gør noget ved det…

For nylig besøgte jeg en kommune, der har anskaffet et it-system, der skulle lette arbejdet i bogholderiet. Medarbejderne fortalte, at systemet aldrig havde fungeret. Leverandøren er klar over dette, og er samtidig frustreret over situationen. Kommunen har betalt for dette system i to år og betaler fortsat selv om det ikke har nogen effekt. Med en effektdrevet tilgang ville kommunen først have betalt når det var dokumenteret, at kommunen havde realiseret den aftalte effekt, fx en specificeret reduktion af tidsforbruget til løsning af bogholderiopgaven.

Kontrakten mellem kunde og leverandør er omdrejningspunktet.

Leverandøren leverer med den nuværende praksis et system, der virker. Leverandøren har imidlertid intet kontraktmæssigt incitament til at få systemet til ”at fungere”. Leverandøren viste en tydelig ærgrelse over, at systemet ikke fungerede – det giver jo både en utilfreds kunde og gør det svært at sælge systemet til andre kunder. Med den nuværende kontrakt har kommunen imidlertid ingen forpligtelse til at stille ressourcer til rådighed for at hjælpe leverandøren med at få systemet til at fungere. Den pågældende bogholderiopgave, som i dag bliver løst uden hjælp fra det nye system, er én ud af mange opgaver. Den pågældende udgift drukner i det store it-budget og den løbende betaling for dette system kan fortsætte uden at nogen gør noget ved det.

Den enkelte kommune har typisk 2-300 forskellige systemer. Det er både integration mellem systemer, eksisterende arbejdsgange og organisering, mangelfuld konfigurering af system, utilstrækkelig viden og uklart ansvar for effektrealiseringen, der er udfordringen. En udfordring som skal løses af kommune og leverandør i fællesskab, da leverandøren kender systemet og kommunen kender den kontekst, systemet skal fungere i.

Hvordan kommer vi i gang med at gøre det anderledes?

Effektdrevet kommunal digitalisering må ske i en konstruktiv dialog mellem kommuner og leverandører, så der kan blive enighed om de områder, der prioriteres af kommunen og hvor leverandøren kan og vil være med. Det nye er, at kommunen i udbudsprocessen bruger kræfterne på at formulere de effekter, der ønskes opnået og leverandøren bidrager med de innovative løsninger. KL og RUC har indgået et samarbejde om at støtte kommuner der vil afprøve denne tilgang, hvor formulering og måling af effekter sker i vekselvirkning med systemimplementering og hvor brugere indgår aktivt i processen (www.effektdrevetit.dk).

Et oplagt område at afprøve dette er udbud af de administrative systemer (økonomi, løn, indkøb, debitor osv.). KL stod i 2011 i spidsen for et fællesudbud, der førte til et prisfald på mellem 20-40% (). Herudover ligger der nu en specifikation af de generelle tekniske krav. En gennemsnitskommune vil kunne spare 1-2 mio. kr. om året. Alene besparelsen i det første år kan finansiere den nye udbudsproces med udgangspunkt i effektrealisering. Der er således allerede positiv businesscase i projektet fra dag 1!

Den effektdrevne digitalisering svarer til en situation, hvor kommunen ”lejer” et system af en leverandør og løbende betaler ift. de effekter, systemet medvirker til at realisere, svarende til den standardmodel for offentligt-privat samarbejde, som Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen offentliggjorde i marts 2012.

Kommunens økonomifolk, revision, eksterne konsulentanalyser, benchmarking vil pege på de områder, der er økonomisk interessante. Det kunne fx være de administrative udgifter, opfølgning på debitorer, hjemtagning af refusioner, anvendelsen af indkøbsaftaler, økonomistyring på de tunge enkeltsager osv. En kommunal indkøbschef fortalte ved en lejlighed, at kommunen ville kunne gennemføre mange flere udbud, hvis der var adgang til oplysninger om, hvilke leverandører, der var på forskellige områder. Kommunen specificerer herefter de effekter, der ønskes opnået på de prioriterede områder.

Kommunen indgår en teknisk dialog med leverandørerne om bla. effektspecificeringen, målingen af effekter, og betalingsmekanismer indtil der er enighed om de overordnede rammer for den egentlige udbudsproces. Herefter følger formelle dialogmøder, udbud og tilbudsafgivelse samt en implementeringsfase med udgangspunkt i effektrealiseringen.

Men må kommunerne overhovedet gå i dialog med leverandørerne?

Kommunerne har med den fælleskommunale digitaliseringsstrategi besluttet, at en øget og smartere digitalisering skal give et øget økonomisk råderum på 2 mia. om året. En effektdrevet tilgang, hvor kommunerne kun betaler for det, der virker, kan være et afgørende skridt hen imod større effekt af digitaliseringen og ikke bare nye og flere systemer. Udviklingen skal drives af kunderne, af kommunerne og når vi ikke ser effektudbud på det kommunale digitaliseringsområde, så er det måske fordi, kommunerne ikke er trygge nok ved at gå ind i nye udbuds- og samarbejdsformer.

Stafetten går til Søren Staugaard Nielsen

Advokat og direktør Søren Staugaard Nielsen, Rambøll Management udtalte ved en høring på Christiansborg i 2011, at rammerne for udbud kan udnyttes meget bedre. Jeg vil gerne spørge Søren om det overhovedet er lovligt at gå ind i en åben og dialogbaseret proces med leverandørerne og gennemføre et udbud, der fører til en kontrakt, hvor betaling til leverandøren er afhængig af de effekter, der realiseres ved digitaliseringen? Hvilken risiko er der og hvad er det værste, der ville kunne ske ved at gå denne vej?

Om Jesper Berger

Jesper Berger har arbejdet med digitalisering i store dele af den offentlige sektor igennem mere end 20 år, både fra forretningssiden, fra it-siden og som ekstern konsulent. Jesper har gennemført dokumenterede effektiviseringer og forandringer og har digitalisering med fokus på anvendelse af agile processer, fælles ejerskab mellem kunde og leverandør samt konkrete krav til effekt og forandring. Jesper Berger er i øjeblikket erhvervsPhd-studerende indenfor kommunal effektdrevet digitalisering, et samarbejde mellem RUC, KL, KMD og Rambøll.

 

Emneord: OPS, OPS Stafetten, Resultatbaseret betaling, Offentlig digitalisering, Digitalisering, Udbud, Effektdrevet digitalisering, IT, Administration, Jesper Berger
Kommentarer
  • 11.06.12 Lars K. Lauridsen
    Ønsketænkning? Har min

    Ønsketænkning? Har min erfaring fra konsulentverdenen og er nu i en kommune. Tanken i Jespers indlæg er på mange måder en ønskesituation. På områder, hvor der er en entydig businesscase og den tekniske løsning alene frigør den gevinst, som ønskes, kan det måske lykkes at skabe den omtalte samarbejdsform og resultatkontrakt. Men hvor ofte er det at vi kan skabe den entydighed? Virkeligheden er, at indkøb af systemer sjældent undergår en proces i kommunen, hvor det på "kontraktlig" vis kan sandsynliggøres at den ønskede gevinst realiseres i det fulde omfang indenfor den forventede tidshorisont. Dertil er inertien og kompleksiteten i organisationerne ofte for dominerende. Selv om der kan være tale om en win-win, så tror jeg leverandørerne vil være betænkelige ved denne konstruktion, fordi de jo allerede har fortaget investeringen i løsninger og skal have kapitaliseret disse hurtigst muligt.

TILMELD NYHEDSBREV

Mest læste

Seneste kommentarer

Læs også