Scanner-projekt kører på skinner

Infrastruktur

03/7/13 2:28

Freja Eriksen

På et halvt år er Struer Kommune rykket fra sidesporet og frem i førerfeltet blandt kommuner, der systematisk indscanner papirpost til digital post. Over 90 % af kommunens post bliver nu digitaliseret til elektronisk sagsbehandling.
  Breve, firmatilbud og intern post flytter ikke længere rundt fra det ene dueslag til det andet i Struer Kommunes afdelinger. De travle budes postruter er afløst af den digitale motorvej, og det er sket på rekordtid.   Posten ryger nu en tur i scanneren og direkte til sagsbehandler-systemet, hvor de enkelte afdelinger og ansatte hver dag tømmer deres digitale postfordeler. Det er hurtigt, sikkert og effektivt i forhold til den manuelle metode – og så sparer det penge på den administrative konto.

Scanner-projekt Struer Kommune

 
  • Kommunen scanner 6.000-7.000 sider om måneden
  • Jobcenter Struer er en af de afdelinger, der modtager mest papirpost – 55 % af alle forsendelser til kommunens hovedadresser er til jobcentret
  • 92-95 % af al papirpost bliver indscannet
  • 100 % af brevposten bliver indscannet
  • Nyt it-udstyr og centralisering af opgaverne har sat tempoet op for den enkelte indscanningsproces - fra 2 min. og 15 sek. til blot 21 sek. pr. side
 Alternativerne til papirpost er: 
  • Digital post / eBoks - tilmelding via borger.dk
  • Sikker post - se struer.dk for vejledning i at bruge en sikker krypteret forbindelse
  • E-mail (undgå personfølsomme oplysninger i din henvendelse, hvis du bruger almindelig e-mail)
 

 

Den digitale arbejdsgang er mere sikker end den manuelle metode, hvor breve fra borgerne i nogle tilfælde skifter hænder otte gange, før det ender på rette skrivebord. Med det digitale system er der ikke noget der bliver væk, det hele bliver logget og sikret med back-up.

Kommunaldirektør, Claus Damgaard, der også er formand for kommunens Digitaliseringsforum:   ”Når digital post bliver obligatorisk i fremtiden, vil vi være godt rustet til at håndtere den papirløse kontakt med borgerne. Som ansat i det offentlige bliver alle medarbejdere nødt til at gå et lille skridt foran i digitaliseringen. Postindscannings-projektet er en del af en række digitale tiltag, som både skal hjælpe borgeren til en mere digital hverdag, understøtte den ansattes digitale kompetencer og nedbringe udgifterne til administration.”   Det kan derfor godt ske at en sagsbehandleren kontakter en ’papirpost-afsender’ og beder om at bruge digital kommunikation i stedet. 1. november 2014 bliver det obligatorisk at bruge digital post i kommunikationen med det offentlige - så jo før afsenderne bliver dus med det digitale, jo bedre.   ”Når vi sammenligner os med en række kommuner med samme udgangspunkt som os, ligger vi mere end lunt i svinget. Afdelingerne har taget rigtig godt imod projektet, der jo både handler om ny teknologi og om nye arbejdsgange for den enkelte”, siger projektkoordinator Richard Jessen, der har hjulpet Struer Kommune med at rulle projektet ud.   Han har netop afsluttet ”Projekt Postindscanning”, der også baner vejen for digital håndtering af post på skoler, ældrecentre og andre institutioner i fremtiden.  

Tilmeld nyhedsbrev

Læs også

08/4/21 8:14

Politik
Lars Løkke smider kæmpe bombe: Hyrer tidligere Venstre-figurLars Løkke Rasmussen har hyret den tidligere Venstre-figur, der nu gør comeback efter tre års pause fra politik.

23/10/16 7:35

Politik
Morten Messerschmidt sygemeldt på ubestemt tidMesserschmidt er blevet sygemeldt og Dansk Folkeparti har nu øget det beløb, der tilbagebetales, til 2.5 million kroner.

03/2/22 9:31

Politik
Vanvittig løn: Så meget får Barbara BertelsenDet lille webmedie Journalista.dk har undersøgt, hvad en af hovedrolleindehaverne i Minksagen, Barara Bertelsen får i årsløn. Svaret er, at departementschefen og dermed den øverst placerede embedsmand i Statsministeriet tjener langt mere end Statsministeren.

10/5/22 12:28

Europa
Se videoen: Svensk granatkaster pulveriserer russisk tankUkraines forsvar har offentliggjort en video af en russisk tank, der bliver sprængt i luften - angiveligt med en granatkaster leveret af Sverige.

04/5/22 1:56

Kommunalt
P-selskaber skovler formuer ind på ulovlige p-afgifterHvis du klager over en p-afgift, kan det være en god ide at tage sagen hele vejen til Parkeringsklagenævnet.

06/5/22 7:08

Europa
Forsker: Derfor er Ukraine begyndelsen på enden for PutinVerden holder vejret, for vil Putin erklære officielt krig mod Ukraine d. 9. maj? Uanset hvad ser norsk forsker sprækker i Putins ellers så solide greb om magten i Rusland.

12/5/21 8:12

Politik
Mette Frederiksen raser: Stop med detStatsministeren kom op i det røde felt, da hun under gårsdagens spørgetime fik et spørgsmål fra Liberal Alliances partileder, Alex Vanopslagh.

05/5/22 2:41

Putin vil ydmyge 500 ukrainske krigsfanger under paradeHvert år fejrer Rusland d. 9. maj med en stor parade - men organisation advarer om, at årets fejring bliver anderledes brutal.