Afbureaukratisering, regelforenkling, mindre dokumentation, tillid, effektivisering, fokus på kerneopgaven. Ordene er mange, og de ændrer sig over tid. Essensen er ikke ny, mener man i Høje-Taastrup Kommune, men oprydning sker ikke af sig selv – det kræver, at medarbejdere, ledere og direktion gør noget bevidst. Og det gør medarbejdere og ledere i de kommende måneder.
Mere fra Viden på Tværs
I to pilotprojekter tager de hul på en lokal udgave af den vanskelige diskussion, som bliver taget overalt i den offentlige sektor: Hvordan sørger vi for, at vores organisation bliver så effektiv som mulig? Til så stor gavn for borgerne som muligt? Og med medarbejdere og ledere, der trives?
Vinduet er åbent til at handle nu
Sidst i april sendte kommunaldirektør Lars Holte medarbejdere og ledere på ældreområdet og skole- og daginstitutionsområdet over startlinjen i projektet ’Forenkling i Høje-Taastrup Kommune med kerneopgaven i centrum’. Opgaven har han fået af byrådet, med sig har han Hovedudvalget, og undervejs støtter Fremfærd med midler og vidensdeling med andre kommuner.
- Jeg drømmer om, at vi får fjernet mest muligt af den dokumentation og styring på den enkelte arbejdsplads, som ikke giver mening for medarbejdere og ledere. Hele den offentlige sektor er præget af, at vi presser systemet med effektiviseringstiltag og færre ressourcer, og det skal den også være. Men på et eller andet tidspunkt må vi også vedkende os, at det ikke går, hvis ikke vi også fjerner noget, samtidig med at vi stiller krav om, at vi skal løbe stærkere og være mere effektive, uden at det går ud over ydelsen til borgeren, siger kommunaldirektør Lars Holte.
Medarbejdere og ledere fra først skole- og daginstitutionsområdet og siden ældreområdet skal de kommende måneder arbejde med deres egen hverdag. Hvad bøvler i dagligdagen? Hvad spænder ben for, at medarbejdere og ledere kan arbejde med kerneopgaven? Hvor kommer bøvlet fra? Og hvordan kan vi gøre noget ved det?
- For os i Høje-Taastrup Kommune er det ikke nyt at diskutere forenkling. I Hovedudvalget har vi drøftet det løbende de sidste tre år, men nu bliver der sat navn på, og der bliver sat tid af, siger Heidi Hansen, der næstformand i Hovedudvalget og fællestillidsrepræsentant for pædagogmedhjælpere og pædagogiske assistenter.
Medarbejdere og ledere bliver klogere i fællesskab
Projektets forløb udvikles undervejs i takt med, at medarbejdere og ledere i fællesskab bliver klogere. Foreløbig er der sat to dage af til workshops før sommerferien til hver af de to områder, hvor medarbejdere og ledere hver især skal medbringe eksempler på noget, der ikke giver mening i hverdagen.
Det kan være regler, det kan være dokumentation, men det kan også være en undren over, hvor mange møder der bruges tid på internt eller mellem institution og forvaltning. Eller et forslag til, hvordan teknologi kan lette på dokumentationsbyrden.
- Det handler om hverdagens organisering på en folkeskole, i en daginstitution eller på et plejecenter. Er der noget her, som gør, at der er for lidt fokus på det, vi egentligt er skabt for? Vi får jo vores løn for at gøre noget godt for borgerne og for virksomhederne, siger Lars Holte.
Hvor kommer bøvlet fra?
Alt i alt er det op til de pågældende medarbejdere og ledere at definere og diskutere, for det kan også være, at det, der bøvler, er noget helt andet end det, man centralt på rådhuset forestiller sig. Opgaven er derefter at forsøge at spore, hvor reglen, kravet eller praksissen kommer fra – kommer den fra arbejdspladsen selv? Fra forvaltningen? Fra byrådet? Eller stammer den fra lovgivning på området?
- Vi beder medarbejdere og ledere tage den enkelte regel op og kigge på den. Hvor kommer den fra og hvad er forklaringen på den? Vi skal så tage stilling til: Skal vi fjerne reglen? Skal vi forandre den? Eller skal vi forankre den, hvis der faktisk er mening med den, eller vi ikke kan komme af med den, fortæller Lars Holte.
Det er ikke noget, man kan gøre oppe fra eller ved at hyre nogle konsulenter. Det er noget, der kan foregå, når medarbejdere og ledere sidder over for hinanden, mener både kommunaldirektør og næstformand i Hovedudvalget.
- Vi har en kultur i Høje-Taastrup Kommune, hvor ledelsen lytter til medarbejderne og respekterer vores meninger og holdninger, og jeg forventer, at medarbejderne tager godt imod det her projekt. Det er ikke et færdigtegnet projekt, så medarbejderne er med til at sige, at nu gælder det, og det er nu, vi skal på banen, fortæller Heidi Hansen.
Det dobbelte ansvar for at udvikle organisationen
Kulturen er også afgørende for, at Lars Holte er med til at sætte et projekt i gang som udvikles undervejs og hvor man dermed heller ikke helt ved, hvor man ender henne. Det er en kultur, der har været under udvikling i en årrække, hvor medarbejdere og ledere f.eks. også har arbejdet med social kapital i hele organisationen.
- Vi har en fælles interesse i det her. Der er ingen ledere, som ikke har fokus på, at vi skal bruge mest mulig tid på kerneopgaven. Der er ingen medarbejdere, der ikke synes, det er fedt at få ansvar og får deres faglighed foldet ud. Jeg bruger tit ordene ’Det dobbelte ansvar’- også i Hovedudvalget. Det betyder, at selvom vi kan være uenige om nogle ting, så ser ledere og medarbejdere det som en fælles opgave at udvikle organisationen. Det er ikke kun ledernes opgave. Eller kun medarbejdernes opgave, siger Lars Holte.
Han lægger meget vægt på, at projektet og den dialog, som medarbejdere, ledere og byråd skal i gang med, når der kommer nogle konkrete forslag på bordet, ikke bliver en enten-eller diskussion. Dem er der nemlig nok af, mener han. I stedet håber han, at man både på arbejdspladser, i administrationen og i byrådet kan drøfte afbureaukratisering på et nuanceret plan.
Styring, regler og dokumentation kan være bøvlet, men noget af det har en funktion. Man skal have tillid til medarbejdere, men man skal ikke bare ’sætte medarbejderne fri’, og en debat om, om new public management og målstyring er er død eller ej, giver ikke mening, når man ser noget fornuft i at arbejde evidensbaseret, eller når man gerne vil kunne vise, at eleverne i Høje-Taastrup Kommune bliver dygtigere og dygtigere, mener han.
- Der er selvfølgelig nogle af lederne, som har sagt, at uha bare medarbejderne nu ikke misforstår det, som om der nu er åbent for at smide hvad som helst af styring og dokumentation væk. Men sådan er det jo ikke. Jeg plejer at bruge metaforen at være midt på vejen. Det er ikke et enten eller, men det handler om at være midt på vejen, hvor det giver mening, siger han.
Heidi Hansen mener heller ikke, at medarbejderne nu forventer at ’blive sat fri’. For medarbejderne giver noget styring god mening, og der kan være en udfordring for både medarbejdere og ledere i, at tillid til faglighed og færre regler også kræver, at medarbejdere og ledere tør. Også selvom de risikerer, at en fejl ender på forsiden af den lokale avis eller bliver en sag i byrådet.
- Det er kulturen, der gør, at vi tør. Medarbejdere og ledere viser hinanden tillid, og det gør, at vi kan sige til medarbejderne, at de skal være med, siger Heidi Hansen.
Den form for risiko kræver en topledelse, som også kan vedkende, at der bliver begået fejl, men at enkeltstående fejl ikke skal udløse en ny regel, mener Lars Holte.
Hvordan fjerner man en regel?
Men før man i Høje-Taastrup når så langt, så ligger der et stort arbejde forude. For en ting er, at man identificerer regler, procedurer eller dokumentation, som ikke giver mening i hverdagen. En anden ting er reelt at få dem fjernet. Der er barrierer, som også er årsagen til, at man ikke bare har gjort det noget før.
Heidi Hansen peger på den manglende tid i en travl hverdag.
- Medarbejderne oplever, at deres kolleger går ned med stress og bliver sygemeldte, og så skal de løbe stærkere, og så kan det være svært at få den form for udvikling ind i hverdagen. Jeg hører, at de siger: Bare vi kunne få lov at gøre vores job. At arbejde med kerneopgaven og koncentrere os om det. Det er det, de drømmer om, lyder fra Heidi Hansen.
Lars Holte er enig i, at forandringer som dem, de har visioner om i Høje-Taastrup, kræver, at der er gode ledere til stede. Ledere, som tager sig tid til dialog og til at skabe rummet for forandring af hverdagens praksis.
- Det kan være en udfordring både for medarbejdere og for ledere, siger han.
I Lars Holtes optik ligger der også en stor barriere i de modsatrettede interesser, der dukker op, så snart man har fat i en konkret regel, som ud fra et kerneopgaveperspektiv burde kunne fjernes.
- Når man sætter sig ned og diskuterer et sæt regler, så kommer interesserne pludselig frem i lyset. Måske er det nogle af de faglige organisationer, der er uenige, måske er det lederne, måske er der forskellige politiske holdninger i partierne, måske er det en enkeltperson, der gør, at man ikke bare fjerner den. Når vi får det hele på bordet, så er det faktisk svært at fjerne en regel, for der vil altid være nogen, der forsvarer den, og den er jo lavet, fordi den gav god mening engang. Så hvem er det, der skal slå sværdet ned gennem netop denne regel? Det kan der ligge begrænsninger i, siger han.
Videre til Christiansborg
Projektet i Høje-Taastrup er lokalt helt ud på den enkelte arbejdsplads og handler om, hvad der giver mening og ikke giver mening for kerneopgaven og arbejdet med borgeren netop her. Men det betyder ikke, at der ikke kan være opdagelser, som skal bringes videre til politisk niveau i kommunen og måske videre til Christiansborg.
- Det kan jo være, at man i drøftelserne på arbejdspladserne støder på nogle ting, der handler om lovgivning. Der skal arbejdspladserne sørge for, at de får givet beskeden videre til direktionen og byrådet, så de kan presse på i forhold til Christiansborg. Det er vigtigt, at vi får fortalt, hvad det er for nogle drøftelser, vi har, siger Heidi Hansen.
Fakta:
Projektet i Høje-Taastrup har navnet ’Forenkling i Høje-Taastrup Kommune med kerneopgaven i centrum.
