På den ene side er der lysår mellem tænkningen i henholdsvis det offentlige og den private sektor, og på den anden side har begge parter en række fælles interesser, som bør drive samarbejdet. Jakob Scharff har som en af få nøglepersoner set verden fra begge sider, og siden han forlod KL i sensommeren 2011 til fordel for Dansk Erhverv har han arbejdet på sin mission for det offentligt-private samarbejde.
”Der er faktisk ikke så stor forskel på intentionerne på hver side af bordet, men der er nok en tendens til, at vi alle sammen fokuserer mere på forskellene end de fælles interesser. Det vil jeg gerne være med til at forandre,” siger Jakob Scharff, i en samtale med DenOffentlige om udfordringerne og ikke mindst de løsninger, som kan tilføre OPS mere dynamik, innovation og værdiskabelse.
Milliarder i omkostninger
”De senere år har der været et meget ensidigt fokus på at spare penge på de offentlige indkøb. Altså spare penge på den korte bane. Det kan jeg godt forstå, men det har bidraget til mange frustrationer, og skabt alt for mange udbud, hvor det offentlige ikke får det fulde potentiale,” siger Scharff, og sender en lige højre til et udbudscirkus, hvor klager og transaktionsomkostninger driver debatten mere end innovation og effekter.
”Ifølge vores beregninger koster det leverandørerne til det offentlige 213.000 kroner at producere et tilbud til det et offentligt udbud. Med et lavt snit på tre tilbud pr udbud og over 6500 udbud om året løber transaktionsomkostningerne op i 4.5 milliarder hos leverandørerne. Læg hertil at det offentlige også bruger kassen på at lave udbud, så er jeg bange for, at vi nærmer os et samlet beløb belø på 8 milliarder kroner om året. Det er vi nødt til at handle på,” siger Jakob Scharff.
Hans pointe er, at mange af disse milliarder ikke er værdiskabelse og gør gevinsterne ved offentligt-privat samarbejde mindre.
”Scenen for det offentligt-private samarbejde er blevet alt for forkrampet de senere år. Tænk hvis vi kunne konvertere de her transaktionsomkostninger til merværdi for både offentlige og private. Så kan vi for alvor flytte fokus fra risikoen for fejl og klager til effekt og fornyelse,” siger Jakob Scharff.
To kulturer - en mission
Måske netop fordi han har siddet som chef for OPS i regi af KL, og dermed set leverandørerne fra den offentlige side, taler OPS-missionæren meget balanceret om begge sider.
”Der er helt forskellige vilkår for parterne, og det er da klart, at det bidrager til at gøre dialogen kompleks, men omvendt er det min erfaring, at netop dialog begrænser konflikterne. De bedste resultater kommer utvivlsomt når udbyder går i dialog med markedet inden udbuddet, og hvor man også bruger dialogen undervejs i selve udbuddet. Læren er, at når man går i markedet og efterlyser gode ideer, så får man også gode ideer. Sjovt nok er det min erfaring, at så får man også udbud, hvor der ingen klager kommer efterfølgende,” siger Scharff, og fremhæver Region Syddanmark for at sende udbudsmateriale i høring før det gøres færdigt.
”Det er super godt gået, for det betyder, at man får masser at gode input. Vi er jo alle interesserede i at få det her til at fungere,” siger han, og bringer dermed samtalen videre til kulturforskellene på offentlig-privat.
Penge og faglighed
En klassisk konflikt mellem offentlig og privat handler om kultur. På den ene side en kultur, hvor private er drevet af bundlinie, og på den anden side offentlige beslutningstagere og medarbejdere, der er drevet af sikker drift.
”Jeg husker en oplevelse fra en kommune, som på et byrådsmøde drøftede udbud i forbindelse med et effektiviseringskatalog. Efter præsentationen af perspektiverne rejstespørgsmålet sig, hvorfor har vi ikke gjort det her før. Politikerne var faktisk hudløst ærlige, for deres eget svar var, at de var presset til det. Jeg tror netop presset driver megen udvikling. Det pres er et grundvilkår for enhver privat leverandør, og det skaber et enormt fokus på udvikling, kunder og omkostninger,” siger Scharff.
Disse forskellige kulturer bidrager til mange myter og fordomme på begge sider, og erhvervslivets nye OPS-fortaler er da også hurtig til at forsvare de private leverandørers utålmodighed og frustrationer, når en virksomhed, der ofrer mange ressourcer på et tilbud, bliver fravalgt på en banal juridisk fejl.
”Hvis man kigger lidt på den indkøbsvolumen, der efterhånden er samlet hos mange offentlige aktører, så er det rigtig store ordrer, der kommer i udbud. Det er altså mange penge, det handler om, og så skal man huske på, at det kan handle om liv eller død for virksomheden eller medarbejderne, der risikerer at stå udenfor i måske fire år,” påpeger Scharff, og byder serviceeftersynet af klagesystemet velkomment, men så heller ikke mere end det.
”Det er da fint, at vi får en gennemgang og forhåbentlig nogle forandringer i klagesystemet, men det er ikke der, vi skal sætte ind, hvis OPS skal forandres for alvor. Det er helt andre steder,” understreger Scharff.
Nye modeller
Dansk Erhvervs OPS-mand er på en konkret men vanskelig mission i sparetider. Han vil nemlig have det offentlige til at købe mere intelligent ind, og se på de totale omkostninger ved køb af en vare. Eksempelvis nytter det ikke, at man køber en printer til laveste pris, hvis printerpatroner, strømforbrug og service fordobler prisen i printerens levetid.
”Man kalder det TCO eller Total Cost of Ownership, og det ser jeg gerne bliver meget mere udbredt i de offentlige indkøb. Her er så mange muligheder for værdiskabelse og gode partnerskaber med leverandørerne, at alle parter er vindere,” siger Jakob Scharff.
TCO er en fundamental forandring både i tænkningen omkring offentlige indkøb og for leverandørernes måde at byde ind med deres produkter. Metoden er nøglen til fremtiden, hvis det står til Jakob Scharff.
”Vi skal have langt mere turbo på TCO, men det kræver, at de store aktører kommer ind i kampen, og lige nu er der for stort fokus på de kortsigtede gevinster,” påpeger Scharff, og henviser til de målrettede spareøvelser, som hele den offentlige sektor har været igennem de senere år.
”Bortset fra hos SKI, er værdiskabelse ikke på dagsordenen hos de store aktører som staten, KL og mange kommunale indkøbsfællesskaber, men min vurdering er, at der er meget lidt tilbage at hente på de isolerede spareøvelser med kort sigte, så jeg håber vi kan øge fokus på de totale omkostninger med TCO-modellen,” siger Scharff, men erkender samtidig, at det er et vanskeligt område.
”Det her er vanskeligt, for der er rigtig mange faktorer, der spiller ind, når man skal beregne de samlede omkostninger i et produkts levetid. Men på eksempelvis printerområdet taler man om, at printerens indkøbspris blot er 10-15 procent af omkostningerne i printerens levetid. Derfor taler man jo her om pris per print, og kan vi brede det perspektiv ud på en række andre områder, vil der virkelig ske nogle forandringer,” påpeger Scharff.
Stimulere innovation
Selvom TCO på én gang er vanskeligt og stiller enorme krav til leverandørerne om dokumentation af meget mere end indkøbspris, mener Jakob Scharff, at det er vejen til mere innovation i de offentlige indkøb.
Når en privat forbruger kan finde prissammenligner på et utal af hjemmesider, kan det også lade sig gøre med offentligt indkøb. Eksempelvis kan man se en vaskemaskine, tørretumbler, opvaskemaskine, gasfyr eller bils præstationer på en lang række parametre, hvis man skal handle privat. Samme metode bør indtænkes i det offentliges indkøb, mener Scharff.
”Der findes mange standarder i forvejen, og for mig handler det her om at slippe innovationen fri. At man som indkøber går efter laveste TCO, og derigennem stimulerer innovationen både hos leverandørerne og i det offentlige selv.”
/NA
