Af Søren Eikers og Lene Krogh Jeppesen
For slet ikke at tale om medarbejdernes oplevelse af, at deres viden forsvinder i et stort sort hul, og deres vigtige erfaringer aldrig bliver genbrugt. Når projekter afsluttes, så tvinges de til at afrapportere i skabeloner. Videnlagring bliver en sur pligt, og dermed mister man også lysten til videndeling. I praksis får vi i vores databaser og systemer understøttet en distanceret og passiv videndelingskultur, hvor vi på forhånd opgiver at finde den relevante viden.
Videndeling må ikke kun foregå i systemer
Vi ved faktisk ikke altid, hvem der har den relevante viden, og hvad vi præcist har brug for at vide. Meningsfuld videndeling opstår, når jeg har lyst til, mod på og tid til at fortælle om min egen viden og til at opsøge andres viden. Det vil for de fleste store organisationer betyde et paradigmeskift fra alene at understøtte videnlagringen i systemer og skabeloner samt den målrettede videndeling (hvor jeg ved hvem, jeg skal videndele med, og hvad jeg skal videndele om) til flere former for videndeling.
Videnlagring og målrettet videndeling skal suppleres med
- trawling efter erfaringer
- trawling efter relationer
- en udforskende tilgang til videndeling
Gør trawling til en rutine
I de fleste organisationer videndeler medarbejderne som om de både ved, hvem de skal videndele med, og hvad de skal videndele om. Typisk i form af e-mails og formelle møder med en fast dagsorden. Første skridt i retning af en ny videndelingskultur er, at det bliver velset at trawle efter erfaringer og relationer. Vi oplever, at det for mange er en barriere at bruge tid og ressourcer på at trawle, da det hverken er målrettet eller har et sikkert output. SKAT har over 7.000 medarbejdere i hele Danmark, og herfra er det vores erfaring, at de medarbejdere, som bruger en del af deres tid på at trawle er langt bedre til at arbejde på tværs af enheder og siloer. De leverer også et bedre produkt, idet de introducerer ny viden og perspektiver til deres afdeling, og dermed bliver opgaveløsningen mere gennemtænkt end silotænkt.
Men hvordan trawler man med bedst mulig effekt? De normale og formelle møder og e-mails er ikke specielt velegnede, idet de er bedre til den målrettede videndeling, hvor modtageren i den anden ende forventes at læse og respondere på det, som man videndeler. Yammer og andre interne sociale medier er derimod velegnede til at trawle, idet deltagerne her responderer på de emner, som det giver mening for dem at bidrage til. Her kan man også koble sig på de debatter, som man interesserer sig for, og som er vigtige for at kunne udføre ens arbejde. Hvis de interne sociale medier fungerer godt, så bliver der udbudt og efterspurgt en masse viden, mens medarbejderne kun byder ind på de emner, som er relevante for dem, eller der hvor de har noget at tilbyde.
De fysiske møder skal også have en anden form f.eks. det uformelle kaffemøde, hvor man løbende mødes med kollegaer fra andre afdelinger eller siloer uden at skulle andet end at videndele. En mulighed er også at afholde interne viden-dating events, hvor kollegaer mødes for at fortælle hinanden om, hvad der sker, og for at opsøge viden/relationer. Igen er trawling det centrale begreb. Deltagerne leder gensidigt efter emner, som er relevante for dem selv og andre, og som i sidste ende kan bringe viden derhen i organisationen, hvor der er brug for den. Det giver mindre dobbeltarbejde og bedre løsninger i den sidste ende.
Trawling kræver tålmodighed
Effekten skal ikke måles på den korte bane, men over et stykke tid. Typisk vil det være enkelte synlige og/eller markante input, som virkelig gør en forskel og retfærdiggør den brugte tid på samtlige møder og aktiviteter. Hav modet til at vente på de input, som gør en forskel. Og væn jer til at fastholde og dvæle ved, hvorfra det relevante input kom og i hvilke situationer det opstod. Betragt videndeling som en vigtig disciplin i sig selv. Samtidig skal man heller ikke underkende, at medarbejderne opbygger en større helhedsforståelse, som giver en generelt højere kvalitet i opgaveløsningen.
Har I brug for mere og bedre videndeling i din organisation, er det første og vigtigste skridt at få sat trawling på dagsordenen. Er du leder, så bør du sende et klart signal om, at du forventer, at dine medarbejdere bruger tid på trawling. Og gerne med kollegaer, som ikke er ”the usual suspects” eller venner af afdelingen, men kollegaer som kan gøre jer klogere på andre dele af forretningen. Søg efter mangfoldigheden og det anderledes input. Er du medarbejder, kan du starte med at foreslå din chef, at du nu vil bruge tid på trawling, og at det er for at løfte kvaliteten af jeres opgaveløsning og gøre dig og din afdeling mere effektiv.
