Digital booking er ingen mirakelkur mod tomme haller

Digital lokalebooking: Mange sports- og idrætsforeninger klager over manglende haltider.

Men en undersøgelse fra Syddansk Universitet afslører samtidig, at hallerne står gabende tomme i en fjerdedel af de mest attraktive tider. Selv om en stor del af tiderne er booket!

Digital booking af sportsfaciliteter i sig selv er altså ingen mirakelkur mod tomme sportshaller. For allerede i 2015 vurdere Digitaliseringsstyrelsen at digitaliseringsgraden for digitale selvbetjeningsløsninger vedrørende ansøgning om lån eller leje af lokaler/ booking af lokaler var en af de allerstørste, nemlig hele 91 %.

Blev digitaliseringsbølge et skvulp? 
Bedre udnyttelse af offentlige idrætsfaciliteter var i fokus, da den 2. digitaliseringsbølge rullede ud over landet og gjorde det obligatorisk for kommunerne at stille en digital selvbetjeningsløsning til rådighed i forbindelse med ansøgning om anvisning af lokaler og udendørsanlæg.

Mange kommuner fik dog aldrig udskiftet gamle løsninger, der nok gjorde det muligt at booke de offentlige haller, men ikke tog højde for en række andre digitale muligheder, som er kommet til siden, fx inddragelse af alle typer haller, foreningerne, og den enkelte borger.

Samlet set må man ihvertfald konstatere, at moderne bookingsystemer ikke er blevet bredt udbredt i en grad, så de sikrer en bedre kapacitetsudnyttelse i alle kommuner, idet forskerne her knap fem år efter må  konstatere, at 25 % af de bedste haltimer på tværs af de 23 kommuner, som var med i undersøgelsen, bliver booket, men aldrig brugt.

- Vi kan ihvertfald konstatere, at der er en lavere udnyttelse i forhold til de bookede timer, og der er sandsynligvis flre årsager som dårlige bookingsystemer, manglende aktiv ledelse af anlæggene, dålig booking-kultur mm, siger adjunkt Jens Høyer-Kruse, Center for forskning i Idræt, Sundhed og Civilsamfund, CISC ved Syddansk Universitet:

- Stort set alle de kommuner vi er i kontakt med, anvender i større eller mindre grad digitale booking-værktøjer. Det er dog en udfordring, at der er relativt få købere af systemer, de 98 kommuner. Desuden virker det ikke til, at de eksisterende udbydere af booking-systemer har initieret større kortlægninger og analyser af behov og krav til et booking-system, så de kan rumme de forskelligheder, der er mellem typer af rum, og hvordan aktiviteterne organiseres, tilføjer Jens Høyer-Kruse.

Behov for kulturændring
Uanset hvor godt systemerne virker, vil udnyttelsesgraden dog være afhængig af regel- og traditionsændringer i kommunens fordeling af lokaler og tilskud.

- Men det kan lade sig gøre, mener product manager Thure Søren Larsen, EG:

- Mange kommuner havde en eller anden form for digitalt bookingsystem, da kravet om en obligatorisk selvbetjeningsløsning kom med bølgeplan 2. Så i første omgang så de ingen fordel ved at opdatere deres løsninger.

Det skyldes blandt andet, at de systemer, som er ældre end bølgeplanen - og stadig meget udbredte -, inkluderer alle haltyper. I dag savner en række af kommunerne dog mere avanceret funktionalitet som sæsonfordeling, hvor man tager højde for både kommune og foreningers behov, samt tilskuds-ansøgning, -behandling og -udbetaling.

Booking og benyttelse af almindelige sportshaller

Undersøgelsen, "Idrætsanlægs benyttelse og brugernes tilfredshed", er udarbejdet  af Jens Høyer-Kruse, Evald Bundgård Iversen og Peter Forsberg som en afrapportering af de samlede resultater for benyttelse af idrætsfaciliteter og brugeres tilfredshed med idrætsanlæg i de 23 kommuner, der har deltaget i fase 2 af forskningsprojektet "Fremtidens Idrætsfaciliteter – organisering, styring og ledelse".

Forskningsprojektet er udarbejdet af Center for Idræt, Sundhed og Civilsamfund (CISC), Syddansk Universitet i samarbejde med Idrættens Analyseinstitut (Idan) og er finansieret af Lokale og Anlægsfonden og TrygFonden.

Undersøgelsen viser, at de 23 undersøgte kommuners 321 almindelig idrætshaller, som indgår i undersøgelsen, samlet set har været booket i 83 pct. af tiden fra kl. 16-22 på hverdagsaftener. Men rent faktisk har hallerne kun været anvendt i 61 % af tiden, og så dækker det tal ovenikøbet over store regionale forskelle.

Den lave udnyttelsesgrad skyldes primært, at brugere med en booking enten udebliver eller afholder kortere forløb end planlagt. For brugerne bliver ikke væk på grund af utilfredshed med faciliteterne, for resultaterne viser helt overordnet, at de eksisterende brugere af anlæggene er ganske godt tilfredse med deres idrætsanlæg.

I det man kan kalde primetime, det vil sige mellem 17-20 på hverdage, er der i øvrigt en markant bedre både booking OG benyttelsesgrad i de undersøgte kommuner.

Lejre Kommune fik travlt
Da kommunerne i forbindelse med den 2. digitaliseringsbølge i 2013 blev tvunget til at stille en digital booking løsning til rådighed for brugerne, fik mange kommunerne som Lejre Kommune pludselig travlt med at anskaffe et online booking-system:

- Sådan et system havde vi slet ikke. I stedet skrev og talte vi meget sammen med borgerne for at opfylde deres lokaleønsker, og vi håndterede de mere end 1.000 årlige bookinger manuelt i et godt gammeldags regneark, forklarer souschef Steen F. Hansen, Lejre Kommunes Idrætshaller.

Lejre Kommune valgte at implementere EG On Kultur & Fritid, en komplet løsning, der understøtter administrationen af lokalebooking, indhentning af børneattesterklæringer, sæsonfordelingsværktøj med fokus på udnyttelsesgrad, ansøgning om tilskud mm.

-Tidligere sendte brugerne blot sende en mail eller greb telefonen, og så stod to medarbejdere i Lejre Kommunes Idrætshaller ellers for at få det store puslespil til at gå op, det vil sige finde de ledige tider, svare brugerne og alt, hvad der ellers høre til administrationen af de ni haller.

Men nu er opgaven for en stor dels vedkommende overdraget til brugerne selv, siger Steen F. Hansen og forklarer, at brugerne på kommunens hjemmeside nu selv kan se de enkelte hallers ledige tider og reservere de ønskede tider.

Gode intentioner, men…
Trods lettere adgang til at booke og stor velvillighed fra både kommuner og brugere viser den landsdækkende undersøgelse altså stadig, at mange gode haltimer går op i røg, mens mange klubber og foreninger samtidig savner gode haltider.

I en kommentar på en artikel om emnet i Danske Kommuner, forslår Casper Lindeman, DIF, at alle kommuner bør udarbejde facilitetsstrategier for bl.a. sikre bedre kapacitetsudnyttelse, større fleksibilitet og flersidig anvendelse af faciliteterne:

- I Danmarks Idrætsforbund (DIF) finder vi det er ærgerligt, at kun 75% af den bookede tid i idrætshallerne anvendes i det mest attraktive tidsrum. Det meget uheldigt for det skaber et unødvendigt pres på kommunalpolitikkerne om at bygge flere haller - altså en investering som kunne være anvendt på andre idrætsfaciliteter, skriver PA-konsulent Casper Lindeman, DIF Public Affairs.

Adjunkt Jens Høyer-Kruse, Center for forskning i Idræt, Sundhed og Civilsamfund, CISC ved Syddansk Universitet peger derimod på muligheden for, at tage økonomiske incitamenter i brug for at øge anvendelsesgraden af de bookede timer:

- Enkelte kommuner arbejder med incitaments-strukturer, hvor brugerne betaler for de timer de booker og først efterfølgende får lokale-tilskud udbetalt, forklarer Jens Høyer-Kruse:

- Så bliver tilskuddet hængt op på de aktiviteter, der rent faktisk foregår og ikke en kæmpe blok af bookinger, hvor nogle måske ikke udnyttes. Derudover er der også meget fokus på at skabe en god ’booking-kultur’, hvor foreningerne tager hensyn til, at andre foreninger/brugere ønsker at få tider – dvs. at man ikke ’spærrer’ for andre ved at booke mere end man vurderer man har brug for.

Læs mere om facilitetsstrategier her eller her.

Læs også mere om digitale selvbetjeningsløsninger på SamfundsDesign.