”Vi skulle overtage 16.000 verserende sager fra fem forskellige databaser, opretholde driften og implementere et nyt system. Til gengæld kendte ingen af de ca. 200 medarbejdere den ScanJour Captia-løsning, de skulle til at bruge”.
Udfordringen var til at tage og føle på, da landets fem statsforvaltninger skulle samles til én, de tilhørende 10 nævn nedlægges, og deres sagsbehandling overgå til Ankestyrelsen. Flemming Krabbe fra Ankestyrelsens digitaliseringsenhed og hans kollega Anders Kabel var med til at lægge strategien, der fik det hele til at lykkes.
Fra 400 til 36.000
Omlægningen ville medføre, at den gamle klagevej over kommunale afgørelser blev ændret. Før havde der været to nævn for hhv. beskæftigelsesområdet og det sociale område i hver statsforvaltning. De var første klageinstans, og Ankestyrelsen kom kun i spil ved principielle sager. Ankestyrelsen modtog omkring 5.000 klagesager om året på området, hvoraf måske 400 blev antaget til behandling. Med sammenlægningen ville Ankestyrelsen blive eneste klageinstans og overtage nævnspersonalet og alle klagesager fra hele landet: ca. 200 medarbejdere og 36.000 sager på årsbasis.
Strategisk kabale
Ankestyrelsens digitaliseringsenhed blev orienteret om detaljerne i den forestående sammenlægning i begyndelsen af januar 2013. På daværende tidspunkt var forslaget imidlertid ikke færdigbehandlet politisk, og de kunne kun forberede sig på det teoretiske plan. Først da ændringen af klagesystemet var vedtaget som lov, kunne de berørte medarbejdere varsles, og det praktiske arbejde begynde. Lovforslaget blev vedtaget i maj, og medarbejderne kunne varsles i juni. Den 1. juli skulle alt være på plads og klar til at køre.
Flemming Krabbe ridser problemstillingen op:
”Der var flere udfordringer. Dels var nævnsmedarbejderne fordelt over hele landet. De skulle efter en overgangsperiode på et halvt år samles dels i en ny del af Ankestyrelsen i Aalborg dels i Ankestyrelsen i København. Samtidig skulle vi have deres sager og dokumenter over i vores Captia 3.0-løsning, som de skulle have adgang til fra i første omgang fem steder i landet. De kom fra ScanJours Version G og styringsreoler og skulle således også oplæres”.
Det var dog ikke det eneste: Arbejdet med at få sager og dokumenter samlet blev yderligere besværet af, at der var brugt forskellig registrering i de fem selvstændige ScanJour G-løsninger, og sagerne lå som både fysiske dokumenter og digitalt materiale i utallige formater. Overførelsen måtte derfor gennemføres manuelt.
To dages Bootcamp
Kravet var, at sagsbehandlingen kunne begynde i Ankestyrelsens Captia 3.0-løsning straks efter fusionsdatoen den 1. juli. En mandag. Samtidig gennemførte man et journalperiodeskift i statsforvaltningerne, og systemerne ville blive lukket ned fra og med torsdag den 27. juni.
Det skulle derfor gå meget stærkt. Der blev afholdt kursus for medarbejderne øst for Storebælt den 26. og 27. juni og for medarbejderne vest for Storebælt den 1. og 2. juli. Underviserne tog den 1. juli til Aalborg, Ringkøbing og Aabenraa, hvor de underviste, mens man i København og i Nykøbing Falster gik i gang med at sagsbehandle de første sager i Captia 3.0 - nu som medarbejdere i Ankestyrelsen.
Medarbejderne havde altså kun to dage til at stifte bekendtskab med det nye system, og Flemming Krabbe havde været spændt på deres reaktion. Han blev dog positivt overrasket:
”Der var tale om et stort spring fra Version G til Captia 3.0. Derfor var jeg utrolig lettet over at se, hvor let medarbejderne tog det til sig. Alt andet ville faktisk have været en katastrofe!”.
Buffer og Sweatshop
For at sikre, at der lå sager klar til behandling i det nye system allerede 1. juli, havde Ankestyrelsen sørget for, at nogle sager blev udpeget til at blive overført som de første i ugen op til sammenlægningen. På den måde kunne man flytte og oprette dem i Captia 3.0. Det gav omkring 500 sager, der udgjorde en slags buffer til den første tid.
Til overførslen af de resterende sager, blev der oprettet en særlig central til i København. Eller en sweatshop som det spøgende blev kaldt:
”Vi tog et mødelokale i Ankestyrelsen i København, installerede en masse computere og satte et hold på 7-8 medarbejdere i gang med at oprette sager. De startede den 1. juli og nåede som planlagt at blive færdige med at oprette alle knap 16.000 sager i september, kort inden vi gennemførte en stor opgradering fra Captia 3.0 til Captia 4.5.”, slutter Flemming Krabbe.
