Jesper Bengtson
Arbejdsgivere kan logge internetbrug, gennemgå arbejdsmails og spore firmabiler, men reglerne kræver klart varsel og saglig grund.
Danske arbejdsgivere må lovligt registrere, hvilke hjemmesider medarbejderne besøger, tage sikkerhedskopi af arbejdsmails og spore firmabilers position via GPS. Grænserne står i Datatilsynets vejledning “Kontrol af medarbejdere” fra november 2023, der samler kravene under databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.
Grundprincippet er, at kontrollen skal have en saglig grund, ikke gå længere end nødvendigt og være meldt ud til medarbejderen på forhånd. Informationen skal gives i en lettilgængelig form og i et klart og enkelt sprog, så medarbejderen forstår, hvad kontrollens formål er.
Pc og internet: Logning kræver varsel
Arbejdsgiveren må registrere medarbejdernes hjemmesidebesøg og gennemgå loggen ved mistanke om misbrug. Betingelsen er, at medarbejderne på forhånd, på en klar og utvetydig måde, er informeret om, at logningen finder sted, og at registreringen kan blive gennemset ved mistanke om brug i strid med arbejdspladsens retningslinjer.
Retsgrundlaget er enten en kollektiv aftale om kontrolforanstaltninger, som den kendte DA/LO-aftale, eller databeskyttelsesforordningens artikel 6 om berettiget interesse for private arbejdsgivere og myndighedsudøvelse for offentlige.
E-mails: Arbejdsgiveren må ikke læse de private
Samme model gælder for arbejdsmail. Ved mistanke om misbrug kan arbejdsgiveren sikkerhedskopiere og gennemgå indbakken, forudsat at medarbejderen er varslet på forhånd. Grænsen går ved private e-mails: dem må arbejdsgiveren ikke læse, selv om de ligger på en arbejdskonto.
For fratrådte medarbejderes konti gælder skærpede regler. Kontoen må holdes aktiv i en periode, der er så kort som mulig, og som udgangspunkt maksimalt 12 måneder. Der skal indsættes autosvar med besked om fratrædelsen, kontoen må kun bruges til at modtage post, og eventuelle private e-mails kan videresendes til medarbejderens private adresse. Kun en enkelt eller ganske få betroede personer bør have adgang.
GPS i firmabiler skal kunne slukkes ved privat kørsel
En arbejdsgiver kan lovligt spore firmabiler i arbejdstiden, hvis formålet er sagligt. Vejledningen nævner ruteplanlægning, overvågning af transport af personer eller varer og hensynet til de ansattes sikkerhed. De indsamlede oplysninger må ikke viderebehandles til andre formål, for eksempel til at overvåge chaufførens adfærd eller opholdssted.
Er privat brug af bilen tilladt, skal medarbejderen have mulighed for at slukke GPS-overvågningen, når bilen bruges privat. Formålet er, at arbejdsgiveren ikke skal kunne registrere, hvor medarbejderen er i sin fritid. Også her skal medarbejderen informeres om overvågningens formål og omfang senest på tidspunktet, hvor systemet tages i brug.
Fingeraftryk til komme-gå-registrering er forbudt
Arbejdsgivere må registrere, hvornår medarbejderne møder og går, med det formål at håndhæve den aftalte arbejdstid. Til- og frakobling af alarmsystemer og scanning af nøglekort eller nøglebrikker er lovlige metoder.
Scanning af medarbejdernes fingeraftryk ved ankomst og afgang kan derimod ikke anses for at være i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens grundprincipper og må ikke anvendes.
TV-overvågning skal skiltes og slettes efter 30 dage
TV-overvågning af arbejdspladsen kræver saglig grund og må ikke være mere omfattende end nødvendigt. Ud over kravet om skiltning efter tv-overvågningsloven skal medarbejderne have oplysning om formålet, om hvornår optagelserne kan blive gennemgået og videregivet til politiet, og om hvor længe de opbevares.
Billedoptagelser til kriminalitetsforebyggende formål skal slettes senest 30 dage efter optagelsen. Undtagelsen er, hvis en konkret optagelse skal bruges i en tvist, for eksempel en bortvisningssag. Arbejdsgiveren skal så underrette den pågældende inden for 30-dages fristen, og medarbejderen har efter anmodning krav på at få udleveret en kopi.
Undtagelse: Skjult kontrol ved konkret mistanke
Hovedreglen om forudgående varsel har én undtagelse. Hvis oplysningspligten sandsynligvis vil gøre det umuligt eller i alvorlig grad hindre formålet med kontrollen, kan arbejdsgiveren undlade at underrette. Vejledningen nævner som eksempel en begrundet mistanke om, at en afskediget medarbejder har videregivet forretningshemmeligheder og overtrådt en kundeklausul. Her kan arbejdsgiveren gennemgå den tidligere arbejdsmail uden forhåndsvarsel, så længe hemmeligholdelse er nødvendig af hensyn til opklaringen.
