Topchef: Ny udbudslov skal give mere kvalitet i offentlige it-projekter

Først og fremmest tak til Bent Hansen for stafetten, og spørgsmålet om, hvilke problemer og udfordringer virksomheder håber overkommes, når den nye udbudslov er blevet dagligdag engang til næste år.    Det kan være svært at spå om fremtiden, men i den nye udbudslov ligger der helt klart nogle muligheder, der har potentiale til at være med til at sikre en højere kvalitet i de offentlige indkøb.

  Stil krav - Kvalitet og leverancesikkerhed som konkurrenceparameter I Systematic har vi i mere end 30 år arbejdet tæt sammen med det offentlige Danmark omkring udvikling af it-løsninger og software produkter, der gør en forskel. Det være sig til sygehuse, styrelser, forsvaret, biblioteker samt private og offentlige virksomheder. Vi er på 10. år certificerede i en international standard for modenhed i softwareudviklingsprocesser (CMMI). Det drejer sig om evnen til at styre it-projekterne i mål inden for de aftalte økonomiske, projektmæssige og kvalitetsmæssige rammer i en gennemsigtig og forudsigelig proces.   En række store offentlige it-projekter har i de seneste årtier trukket store negative overskrifter og kostet skatteyderne dyrt. Der sættes gang på gang spørgsmålstegn ved, om de offentlige ordregivere og deres leverandører i det hele taget kan levere den professionelle ydelse, som skatteborgerne ønsker og med rette kan forvente. Vi har brug for at få vendt dette billede. Vi har brug for, at IT-projekterne til det offentlige bliver leveret til aftalt tid og budget, og at løsningerne skaber den ønskede værdi for brugere og for vores samfund. Dette billede kan vendes med den nye udbudslov, hvis den bliver brugt aktivt.   Fravalg af leverandører Med den nye udbudslov får ordregiverne mulighed for at udelukke leverandører pga. misligholdte og ophævede offentlige kontrakter.  Spørgsmålet er, hvordan ordregiverne vil benytte sig af dette, når den nye udbudslov træder i kraft. En ting er udelukkelse, men en anden ting er at tage det med i egnethedsbedømmelsen. Lovgiver opfordres til i den endelige lov at give ordregiver klare muligheder for at tage misligholdte sager på sammenlignelige projekter med i betragtning, når de vurderer en leverandørs evne til at levere et kommende projekt. 

Ordregivere bør ikke kun spørge til referencer (som jo vælges af leverandøren selv og dermed kun de gode historier), men også at spørge til eller undersøge evt. misligholdte kontrakter hos det offentlige generelt gennem ex. de seneste 3 år. 

Statens IT-projektråd kunne evt. opsamle disse data, som kunne stilles til rådighed for ordregiver. Det ville give ordregiver mulighed for at fravælge virksomheder med en ”track record” af dårligdomme eller tage det med i betragtning om egnethedsvurderingen. Det er mit indtryk, at i dag vinder ”pris” næsten altid over ”historik”, derfor ser vi sammen virksomheder fejle gang på gang.   Stil krav til modenheden Har man som leverandør ikke styr på de fundamentale processer, som indgår i en leveranceproces, så fejler man. Og har man som kunde ikke en god fornemmelse af sin egen organisations evne til dels at implementere og optage en given løsning, dels til at indgå i processen med leverandøren på kvalificeret niveau, så fejler man. I den nye lov får Erhvervs- og Vækstministeren muligheden for at fastsætte nærmere regler for certificeringer. Vi håber, der snarest stilles krav til brug af seriøse certificeringer indenfor for måling af parternes modenhed på leverancesikkerhed og softwareudviklingsprocesser.  Konkrete krav om modenhed vil fremme kvaliteten af it-leverandørernes produkter og services. I it-branchen er du klar og parat, når du har investeret i en PC og et par udviklingsværktøjer. Hvis du derimod vil være professionel slagter, er der krav til uddannelse, hygiejne, plan for egenkontrol osv. I it-branchen stilles der ingen formelle krav til leverandøren. Mærkelig nok! 

Det er klart, at det koster både tid og penge for it-leverandørerne at vedligeholde sine forretningsprocesser, men effekterne er tydelige. Leverandøren får kontrol med projektet og har gennemskuelige processer, som sikrer, at kunderne får løst sine forretningsmæssige udfordringer til aftalt kvalitet, tid og pris. Når der er styr på processerne, frigiver det plads til kreativitet og innovation. 

De rette krav til it-leverandøren kan således være med til at sikre kvaliteten, leverancen og økonomien i projekter eller sagt på en anden måde, at skille fårene fra bukkene. Vi håber derfor, at ordregiverne i højere grad vil benytte sig af muligheden for at stille krav til certificering af modenheden og den tekniske egnethed samt bruge resultaterne aktivt.   Bedre løsning gennem dialog og forhandling  Tendensen inden for it-udbud er, at både udbudsmaterialet og tilbud bliver mere og mere omfattende. Et it-udbud på 4-5 mio. kr. kan fylde flere ringbind og tage tusind+ timer at udarbejde. Det er dyrt og tidskrævende for leverandørerne og et stort udbudsmateriale forbedrer ikke nødvendigvis kvaliteten i den tilbudte løsning - snarere tværtimod.  Derfor er de klare regler om markedsundersøgelser samt de nye fleksible regler inden for udbud efter forhandling helt klart nogle forbedringer, som Systematic ser frem til. Udbud efter forhandling giver mulighed for, at ordregiver kan koncentrere sig om at beskrive de forretningsmæssige udfordringer, projektet skal løse fremfor i månedsvis at arbejde med et stort udbudsmateriale og vurdere teknologien, der skal anvendes, når det kan afklares i forhandlingsrunderne.    Pas på tiden Kvaliteten i leverandørens tilbud kan komme under hårdt pres med den nye lov. De nye udbudsregler giver kunden mulighed for at reducere tidsfristerne væsentligt, så leverandørerne får endnu færre dage til at skrive deres tilbud.   I Systematic er en reduktion af tidsfristerne knap så problematisk, da vi har dedikerede tilbudsfolk ansat, men for mange mindre eller mellemstore virksomheder vil brugen af kortere tidsfrister kunne afskære virksomhederne fra at byde, og det skader konkurrencen.    Gode muligheder for succes Når det så er sagt, så skaber de nye muligheder og mere klare regler mere fleksibilitet og dialog, når det offentlige skal vælge leverandører – som rent faktisk kan løfte fremtidige projekter succesfuldt og til tiden.    Brugt rigtigt og fornuftigt vil den nye udbudslov formentligt kunne medvirke til at knække kurven over kuldsejlede offentlige it-projekter.    Stafetten går til … Jeg vil gerne give stafetten videre til en god samarbejdspartner Flemming Jensen, CEO ATOS og spørge hvordan ser ATOS muligheden for, at den nye udbudslov kan bruges som et middel til at opnå målet om endnu bedre partnerskaber mellem kunde/leverandør, der kan skabe effektiv digitalisering til gavn for henholdsvis staten, regioner og kommuner, herunder om den nye lov er tilstrækkelig for at sikre dette?”