Specialområde Autisme er en samling af specialtilbud under Region Midtjylland med 26 afdelinger og 400 specialiserede medarbejdere til 300 borgere med forskelige former for autismespektrumforstyrrelser.
Medarbejderne har opgaver og vagter på alle tider af døgnet, og det stiller store krav til opgavestyring og dialog både mellem medarbejder og borger og medarbejderne imellem. Men løsningen lå ikke lige til højrebenet.
– Vi havde i årevis et erkendt behov for at styrke og digitalisere arbejdet med planlægning og koordinering af de daglige medarbejderopgaver. Vi prøvede meget af, lige fra et selvudviklet it-system til forskellige leverandørløsninger. Men det hele strandede som pilotprojekter, der aldrig slog igennem i hele organisationen, forklarer udviklingskonsulent Mads Aarup, Specialområde Autisme, Region Midtjylland.
Tilmeld dig Samfundsdesigns nyhedsbrev med nyt om offentlig digitalisering.
Regionen gik i tænkeboks
Derfor gik regionen i tænkeboks for at finde en brugbar løsning til opgavestyring, borgeroverblik og kommunikation på tværs af afdelingerne.
– Vi nåede frem til, at der er tre afgørende faktorer, der gør sig gældende, hvis man skal opnå succes med at indføre ny teknologi i en organisation som vores, forklarer Mads Aarup.
1. Den digitale løsning skal være brugervenlig
Mads Aarup: Først og fremmest skal det være let at anvende en digital løsning. For mange medarbejdere og nok så meget for borgerne kan det stadig være en barriere at skulle arbejde med digitale systemer, så de skal være intuitive og nemme at anvende.
2. Den digitale løsning skal gøre arbejdet lettere
Mads Aarup: Måske lyder det banalt, men for det andet skal det være lettere at anvende den digitale løsning end fx at løse opgaven på papir. For hvis ikke medarbejderne oplever en fordel ved at anvende den digitale løsning, tager de den ikke til sig.
3. Den digitale løsning skal erstatte andre systemer
Mads Aarup: Endelig skal en digital løsning som minimum erstatte en anden eller flere andre systemer. Selvom en løsning i sig selv er brugervenlig og gør det lettere at løse opgaverne, er antallet af løsninger i sig selv med til at komplicere hverdagen for medarbejderne, fx hvis de skal logge ind i flere forskellige systemer eller genindtaste samme data i flere systemer, siger Mads Aarup.
Læs artikel på SamfundsDesign: eTavler sparer tid og sikrer kommunikationen
Så kom løsningen
Med afsæt i den tilgang var det lettere for regionen at afsøge markedet, og da en række leverandører var samlet på en CareWare-messe i Aarhus, fik Mads Aarup og hans kolleger hurtigt sporet sig ind på det rette system:
– Vi fandt en løsning, der matchede 80 % af vores behov, og nok så vigtigt en leverandør med viljen til at tilpasse de sidste 20 % af løsningen til forholdene hos os, forklarer Mads Aarup.
Alle medarbejderne anvender nu samme digitale løsning – Shareplan – til opgavestyring og intern dialog, ligesom der er opsat digitale informationstavler til borgerdialog på alle relevante afdelinger, siger udviklingskonsulent Mads Aarup, Specialområde Autisme, Region Midtjylland.
Specialområde Autisme
Region Midtjylland er en af Danmarks fem regioner med hovedansvaret for sundhedsvæsenet, regional udvikling og drift af en række sociale institutioner i Midtjylland.
Det gælder blandt andet Specialområde Autisme med 26 afdelinger og ca. 400 medarbejdere til 300 borgere.
Forarbejde skabte succes
Han tilskriver nu det grundige forarbejde løsningens succes.
– Løsningen har allerede gjort vores arbejde med planlægning og koordinering af medarbejdernes opgaver samt kommunikationen med borgerne væsentligt smartere. Medarbejderne kan slet ikke undvære det, siger Mads Aarup.
Da regionen undersøgte udbredelsen af løsningen, brugte 96 % af afdelingerne de nye informationsskærme, 12 procent af borgerne benyttede sig af en individuel adgang via smartphone eller tablet, og 90 % af afdelingerne styrer alle hverdagens opgaver for medarbejderne i løsningen.
– Alene udbredelsen af løsningen til borgerne er en succes i sig selv. Samtidig viser vores evaluering før og efter et år en klar tendens til, at medarbejderne har fået et bedre overblik og bruger mindre tid på opgavestyringen end tidligere, siger Mads Aarup.
Tilmeld dig Samfundsdesigns nyhedsbrev med nyt om offentlig digitalisering.
Download faktaark på EG: Optimer arbejdsgange og relationer
Læs mere på EG: Om EG Sensum Shareplan
Læs artikel på SamfundsDesign: Whitepaper – Sådan bliver dit botilbud mere effektivt
