Da Egedal Kommune skulle have nyt system til håndtering af foreningernes lokalebooking og aktivitetstilskud, gik kommunen grundigt til værks.
For borgerinvolvering i systemvalget og den efterfølgende implementering er ifølge kommunen afgørende, hvis foreningerne skal føle ejerskab over for nye digitale løsninger.
Se hele interviewet herunder.
Efter en mislykket implementering af en it-løsning, der skulle håndtere ansøgninger om lokalebooking og aktivitetstilskud fra 800 lokale foreninger, måtte medarbejderne i kommunens kultur- og fritidsforvaltning i to lange år håndtere opgaven manuelt.
Hvad er DenOffentlige for et medie?
Læs om, hvad der sker på DenOffentlige, og få ideer til, hvordan du kan være med.
– Systemet var for vanskeligt at bruge for foreningerne, og vi havde selv svært ved at rette de fejl, der opstod. Så i to år løste vi opgaven manuelt, forklarer kultur- og fritidskonsulent Maria Brown:
– Det var noget af et arbejde, for i perioder fik jeg hundredevis af mails i min indbakke hver eneste dag, og vi måtte håndtere de mange mundtlige og skriftlige oplysninger fra foreningerne i et gigantisk regneark.
Foreningerne var utilfredse
Den manuelle proces betød, at sagsbehandlingstiden voksede, og foreningerne blev mere og mere utilfredse.
Så da kommunen besluttede sig for at få opgaven digitaliseret igen, var der samtidig stor opmærksomhed på at få involveret kommunens foreninger i processen.
– På det tidspunkt var foreningerne mildt sagt utilfredse. Men fordi vi gik grundigt til værks, fik vi vendt det hele positivt, forklarer Maria Brown, der er overbevist om, at borgerinvolvering har været nøglen til succes:
– Mange af de brugere, som skal arbejde med et lokalebookingsystem, er jo mennesker – ofte ældre – som ikke er tekniske eller superbrugere. Så alene arbejdet med at gøre dem trygge ved et system, hvor de selv skal stå for det meste af arbejdet, har været vigtigt, forklarer Maria Brown:
EG/Samfundsdesign på DenOffentlige
EG er Skandinaviens førende it-servicevirksomhed med over 12.000 kunder.
Virksomheden er aktiv redaktør for eget indhold på DenOffentlige og driver hertil sine egne dialogplatforme på SamfundsDesign.dk og
TransformationTools.dk.
– Til gengæld står vi nu i en situation, hvor vi fik systemet i luften flere måneder før planlagt, og næsten alle foreningerne har meldt sig på langt hurtigere end forventet. Samtidig er utilfredsheden væk, fordi foreningerne nu får de informationer, de har brug for, og hele tiden har overblikket over deres lokalebookinger.
– Det sparer os for en masse tid i hverdagen. Tidligere var vi tre hele årsværk beskæftiget med lokalebooking og aktivitetstilskud. Nu er det blot en løbende opgave, som er fordelt på en række roller og personer.
Derfor er vi igen det sted, hvor vi som kommune gerne vil være – nemlig der, hvor vi kan facilitere de gode løsninger i stedet for at servicere borgerne.
Og faktisk tror jeg, at foreningerne er meget tilfredse med, at de nu har fået en løsning, som de selv har været med til at vælge og implementere, og hvor de får den handlefrihed og det overblik, de har brug for, siger Maria Brown, Egedal Kommune.
Tilmeld dig Samfundsdesigns nyhedsbrev med nyt om offentlig digitalisering.
Læs mere: Nem behandling af foreningstilskud
Læs artikel: Foreninger bruger ikke altid deres lokalebookinger
Læs mere: EG On Kultur & Fritid letter frivilligt arbejde og lokalebooking
