Ledere i Helsingør Kommune går til Talkilden for beslutningsstøtte

Helsingør Rådhus som fysisk ramme emmer af historie og tradition med sin placering i den gamle bydel og med malerisk udsigt til Kronborg. Men på ledelsesniveau har man taget stort skridt ind i fremtiden ved at satse stærkt på digital beslutningsstøtte i form af Talkilden, en digitaliseret ledelsesinformationskilde, som bygger på SAS Institute-platformen Visual Analytics.

Kommunaldirektør Stine Johansen ser dog projektet som langt mere end en digitaliseringsøvelse. I sine to år på posten har hun fokuseret på, hvordan ledelse og styring vejes op mod hinanden og hvordan begge kan gå hånd i hånd med et menneskesyn og en arbejdspladskultur, man både som borger og medarbejder kan spejle sig i. Det er vigtigt, for Helsingør har en ambition om at tiltrække nye familier til at bosætte sig i kommunen: Det kræver attraktive arbejdspladser og gode offentlige servicetilbud, fastslår hun.   Et dialogværktøj til gode spørgsmål ”Det at agere i spændfeltet mellem ledelse og styring er det der optager mig. Når vi bruger Talkilden, handler det om at få noget vigtig information med ind i dialogen med medarbejderne og gøre det transparent, hvilket grundlag vi træffer beslutninger på. Her får vi på en let og overskuelig måde den viden vi skal bruge til at træffe beslutninger. Det er samtidig et dialogværktøj til gode spørgsmål om den vision, vi har, og hvordan man kommer derhen”, siger Stine Johansen.

Camilla Aabling er leder for Center for Økonomi og Planlægning i Helsingør. Hun stillede sig for to-et-halvt år siden i spidsen for en proces, som skulle sikre at lederne i kommunens 10 centre blev langt mere selvhjulpne, når det gjaldt om at få indblik i centrets og kommunens vigtige nøgletal for eksempelvis økonomi, sygefravær og personale.

”Før kom man til mit område og bad om en rapport. Men i dag har lederne tallene ved hånden og kommer selv med input til, hvad de har behov for. På den måde er de med til at videreudvikle platformen og modtagelsen har været overordentlig positiv, fortæller Camilla Aabling.

Aha-oplevelser i visuelt format

Når ledere får adgang til statistikker og nøgletal i realtid, skaber det grobund for dialog om de problematikker, som skal løftes i fællesskab i ledelsen, forklarer hun.

”Eksempelvis har det været en kæmpe aha-oplevelse for lederne selv at kunne se, hvor meget sygefraværet beløb sig til i årsværk – og se kurven knække i en positiv retning i forbindelse med, at forskellige tiltag blev implementeret for at imødegå problemet”, forklarer hun. 

Camilla Aabling understreger dog, at teknologien kun er én komponent i den samlede rejse mod en ledelsesform, hvor alle tager udgangspunkt i den samme udgave af virkeligheden i form af analytisk information og samtidig vænner sig til at tage udgangspunkt i tilgængelige data, når man skal argumentere for en beslutning eller et tiltag. Dernæst, at man følger op på beslutningerne og viser over for medarbejderne, at de gør en forskel. 

Det bakker Stine Johansen op om med stor entusiasme:

”De skal kunne se, at der er en udvikling i tingene. Når man har sat en retning over for sine medarbejdere, kan man se via Talkilden, om det virker. Det er en stor motivationsfaktor”. 

Overblik over konsekvenser af ændret økonomi

På daginstitutionen Hallandsgården i Ålsgårde bruger leder Lotte Røpke Talkilden til at løse en række forskellige daglige opgaver. Hun har ét samlet overblik over institutionens venteliste og over, hvordan forskellig belægning af børn i forskellige aldre og ændrede lønomkostninger kan påvirke institutionens samlede økonomi fremadrettet. Med udgangspunkt i disse og andre nøgletal, eksempelvis fravær, har hun et stærkt værktøj til brug på møder med institutionens medarbejdere såvel som bestyrelsen, som primært består af forældre til børn i institutionen.

”Det skaber en meget større forudsigelighed at man hurtigt kan kalkulere, hvor meget et udsving den ene eller anden vej betyder fremadrettet. Det er præcist og ret pædagogisk, så jeg hurtigt kan vise på et møde, hvad konsekvenserne af en udvikling er: Er det muligt for os at gennemføre den pædagogik og de aktiviteter, vi har planlagt?” 

Klar information til personale og bestyrelse i daginstitutionen 

Med den klare visuelle fremstilling oplever Lotte Røpke, at Talkilden gør det lettere for den enkelte medarbejder at se deres egen andel i at drive en udvikling. Det samme gælder, når bestyrelsen, som har arbejdsgiverkompetencen i forhold til personalet, skal inddrages i vigtige beslutninger.

”Talkilden er strengen i alt, vi laver og i planlægningen af nye projekter. Uden sådan et redskab kan man let få utydelighed som igen kan medføre usikkerhed. Det er ret unikt, at vi som daginstitution har et redskab som det her – og jeg oplever, at det gør det lettere at udnytte den kæmpe ressource det er at have aktive forældre, når informationen er tydelig og målrettet dem”, siger hun.

Tilbage på rådhuset noterer kommunaldirektør Stine Johansen med tilfredshed, at dataanalyse som strategisk ledelsesværktøj ikke længere er forbeholdt de allerstørste kommuner i Danmark. Samtidig synes hun, at Helsingør har fundet en tilgang til det analytiske arbejde, som skaber helt nye dialoger om, hvad hvordan virkeligheden ser ud – og bør ser ud. Dén oplevelse giver energi og entusiasme om bordet – og hendes ambition stopper ikke der. 

”Jeg ser gerne, at Helsingør Kommune bliver kendt som en attraktiv arbejdsplads, hvis man gerne vil være med der, hvor kommunal ledelse bevæger sig hen”, siger Stine Johansen.