Jesper Bengtson
Som udgangspunkt må borgere lydoptage møder med kommunen uden at varsle det, men videooptagelse kræver samtykke.
En borger der selv deltager i en samtale med sagsbehandleren på jobcentret, i socialforvaltningen eller på rådhuset, må lydoptage den, uden at skulle spørge om lov først. Reglen gælder, selv når sagsbehandleren ikke er klar over at telefonen eller optageren kører.
Rammerne er trukket op af to kilder: straffelovens afgrænsning af hvilke samtaler der er beskyttet mod aflytning, og en principiel udtalelse fra Folketingets Ombudsmand om borgeres optagelse af forvaltningsmøder.
Egen deltagelse ligger uden for aflytningsforbuddet
Forbuddet mod skjult optagelse i straffelovens § 263 rammer alene samtaler mellem andre, altså samtaler man ikke selv er part i. Når borgeren selv sidder med ved bordet, falder optagelsen uden for bestemmelsen, uanset om sagsbehandleren bliver orienteret eller ej.
Det betyder, at en lydoptagelse taget til dokumentation af samtalens indhold er lovlig som udgangspunkt. Kommunens egne retningslinjer følger samme linje. Silkeborg Kommune oplyser, at borgeren som udgangspunkt kan optage lyd af samtaler og møder med sagsbehandleren, men anbefaler at man siger det ved mødets start.
Noget andet er, om borgeren har et egentligt krav på at optage. Det er der ikke. Folketingets Ombudsmand slog i en udtalelse fra 2005 fast, at der ikke findes generelle regler om borgerens adgang til at optage samtaler med forvaltningsmyndigheder, og at myndigheden selv sætter rammerne for sine møder.
Myndigheden skal foretage en konkret vurdering
Ombudsmanden skærpede dog kravet til kommunens begrundelse, hvis man afviser en borgers ønske om at optage. En afvisning skal hvile på saglige grunde, og der skal foretages en konkret vurdering af borgerens personlige forhold, herunder om borgeren på grund af nedsat funktionsevne eller sagens kompleksitet har sværere ved at følge med.
Udtalelsen peger på, at det kan være i overensstemmelse med god forvaltningsskik at tillade optagelse, når det er nødvendigt for at borgeren kan forstå og huske forløbet. En rent generel afvisning uden hensyn til borgerens situation er ikke tilstrækkelig.
Video i mødelokalet kræver samtykke
For video gælder andre rammer. Et mødelokale på rådhuset eller jobcentret er ikke et offentligt tilgængeligt sted, og medarbejderen har som udgangspunkt ret til at afvise, at mødet filmes. Vil borgeren videooptage i kommunens lokaler, skal medarbejderens accept indhentes først, oplyser Silkeborg Kommune.
I åbne borgerområder som borgerservice og biblioteker, der er offentligt tilgængelige i åbningstiden, må der godt filmes, men ikke med det formål at optage bestemte medarbejdere.
Hvad optagelsen må og ikke må bruges til
Så længe lydoptagelsen bruges til borgerens egen dokumentation af hvad der blev sagt, falder den som udgangspunkt uden for databeskyttelsesforordningen, fordi behandlingen sker som led i en rent personlig aktivitet. Det fremgår af Datatilsynets vejledning om optagelser.
Billedet ændrer sig, hvis optagelsen deles bredere, for eksempel ved at blive lagt på YouTube eller sociale medier. I en afgørelse fra 2020 om en lydoptagelse fra et kommunemøde lagt på YouTube vurderede Datatilsynet, at offentliggørelsen i det konkrete tilfælde faldt uden for forordningen, blandt andet fordi den var led i ytringer om forholdet mellem borgere og myndighedspersoner. Tilsynet understregede samtidig, at vurderingen ikke tog stilling til, om offentliggørelsen kunne stride mod anden lovgivning, herunder straffelovens kapitel 27 om freds- og æreskrænkelser.
Vil man dele optagelsen videre, bør man derfor være opmærksom på, at reglerne om videregivelse er strengere end reglerne om selve optagelsen, og at en medarbejder der har deltaget i mødet, kan have krav på at få optagelsen slettet eller anonymiseret.
I klagesager, hvor der er uenighed om hvad sagsbehandleren har sagt eller stillet i udsigt, kan en lydoptagelse bruges som dokumentation for samtalens faktiske indhold over for Ankestyrelsen eller en advokat.
