Forleden mødte jeg op til et planlagt møde, hvor halvdelen af deltagerne ikke mødte op. Det var meningsløst at holde mødet uden at være fuldtallige, så mødet blev aflyst. Det siger sig selv, at de mødedeltagere der var mødt op (indbefattet mig selv), var irriterede over at have spildt deres tid. De havde forberedt sig til mødet, havde brugt tid på at flytte sig væk fra deres kontor og ud i byen - for ingenting. Det er desværre ikke en enestående historie. Derfor en denne lille reminder.
Sådan spilder du andres tid!
Særligt møder kan opleves som mere eller mindre kvalificeret tidspilde. Vi spilder rigtig meget af vores egen og hinandens tid, uden at vi er os det rigtigt bevidst. Så lad mig øge bevidsthedsniveauet:
• Helt banalt kommer du for sent til en aftale. Jo flere, der sidder og venter på dig, desto større er den samlede tidspild.
• Mød uforberedt op til et møde. Der skal bruges mere tid på afklarende spørgsmål, vi taler forbi hinanden og ender måske med at måtte udsætte beslutningen, fordi du ikke har forberedt dig ordentligt.
• Tag ordet og behold det. Tal, uden at tilføre noget nyt til samtalen.
• Vær mentalt fraværende på mødet, surf rund på din smartphone, vågn pludselig op og bed om at få ”spolet filmen tilbage”.
• Bed om yderligere analyser, fordi du i virkeligheden ikke rigtig har taget stilling endnu.
• Tilkald en konsulent, fordi du gerne vil have rygdækning for en beslutning, som du i virkeligheden allerede har truffet. Her spilder du ikke bare tid, men også penge.
• Gå før mødet er slut. For det første er I nødt til at udskyde nogle punkter. For det andet får du signaleret at der er noget andet der er vigtigere, end dem du lige nu sidder sammen med.
• Afspor samtalen, fordi du lige er kommet i tanke om noget, som du absolut, må bringe på banen nu.
• Begynd at snakke med sidemanden med høj hvisken, så lavt det ikke kan høres, hvad I siger, men så højt at det alligevel forstyrrer de andre. På den måde har I også meldt jer ud i forhold til det de øvrige har gang i på mødet.
Der er mange andre måder at spilde hinandens tid på. Jeg har valgt nogle af de klassiske om mest brugte.
Stop tidspild!
Meget tidspilde er dårlig vane. Hvis man vil reducere tidspild, er der et par opmråder, hvor det er helt oplagt at sætte ind:
• Tal om, hvordan I har en ordentlig kultur i virksomheden og ikke mindst en mødekultur, hvor man ikke spilder hinandens tid.
• Udøv god og effektiv mødeledelse.
• Stop folk når, de er i gang med at spilde andres tid.
• Og ikke mindst: Tag dig sammen! Tænk dig om og respekter andre folks tid!
Suppler gerne med jeres erfarinbger for spildtid og hvordan man kan undgå det!
